EHR-Einführung: 10 Schritte zum Erfolg

Heidi West, medizinischer Autorgibt nützliche Tipps für die erfolgreiche Einführung elektronischer Gesundheitsakten (EHR).

Bevor Sie eine elektronische Patientenakte einführen können, müssen Sie wissen, was eine elektronische Patientenakte ist und warum Sie sie brauchen. Wie sehen die Ergebnisse in finanzieller Hinsicht, bei der Patientenqualität und der Mitarbeiterzufriedenheit aus? 

EHRs: Die Forschung macht's 

Jemand in einem klinischen Umfeld muss die Person sein, die für die Voruntersuchungen zu EHR zuständig ist. Es gibt Fragen, auf die Sie Ihre Forschung stützen können:

• Gibt es einen Unterschied zwischen einem EHR und einem EMR?
• Besteht ein Sicherheitsrisiko bei der Verwendung von EHRs anstelle von Papier?
• Do EHRs have the capability of streamlining the Gesundheitswesen industry?
• Wie können Ihre Kliniker Daten nutzen, um intelligenter statt härter zu arbeiten?
• Ist Ihre Einrichtung über das EHR hinaus bereit, an der digitalen Transformation teilzuhaben?
• Ist die Interoperabilität von EHR wirklich die größte Herausforderung?
  • Vorbereitung auf Ihr neues System: Sie müssen mit den Vorbereitungen für diese gewaltige Umstellung weit im Voraus beginnen. Ihre Vorarbeit wird Ihnen helfen, Bedürfnisse und mögliche Schwierigkeiten zu erkennen.
  • Beginnen Sie mit der Planung von Schulungen und der Implementierung Ihres Systems, nachdem Sie die Systeme in die engere Wahl gezogen haben, die Ihnen am meisten zusagen. Prüfen Sie die Demo-Notizen, die Workflow-Praxisprozesse und legen Sie die Anforderungen fest, die für einen einwandfreien funktionalen und technischen Workflow erforderlich sind.

Einige Fragen, die Sie sich an dieser Stelle stellen können, sind:

• • • Ist es vorteilhafter, wenn eine EHR-Infrastruktur cloudbasiert ist?
    • Gibt es versteckte Kosten beim Betrieb von Client-Server-EDRs?
    • Halten Sie anhand einer Checkliste alle zu erledigenden Schritte fest und delegieren Sie die Verantwortung an andere Mitarbeiter. 

Jede Veränderung in jeder Branche ist mit einer Lernkurve verbunden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan solide ist, damit allen in Ihrem Team mehrere Stunden Stress erspart bleiben. 

Schritte zum Aufbau Ihres EHR-Implementierungsteams

Für die Einführung von EHRs benötigen Sie ein starkes Team, das sich aus den klügsten und engagiertesten Mitarbeitern Ihres Unternehmens zusammensetzt. Dieses Team kann aus Ärzten, Krankenschwestern und -pflegern, Pflegehelfern und Verwaltungsmitarbeitern bestehen, die sich auf ihr Wissen verlassen können. Ihr Team wird die Gruppe sein, die sich für das System einsetzt und damit leben wird. Sie werden motiviert und leidenschaftlich sein. Sie werden dazu beitragen, den Rest des Personals für das neue System zu begeistern und ihm EHR-Kenntnisse zu vermitteln, und sie werden die Boten sein, die potenzielle Schwierigkeiten erkennen und bei der Suche nach Lösungen helfen. 

1. Wer sollte dem Team angehören?

Es gibt drei unschätzbare Rollen, die Sie für Ihr Team in Betracht ziehen müssen:

• Haupt-Superuser: Der leitende Superuser ist der interne EHR-Experte. Diese Person erstellt die Vorlagen und entwickelt die Arbeitsabläufe. Möglicherweise ist er auch für die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen verantwortlich, wenn Probleme der Benutzer auftreten (und das wird tatsächlich passieren).
• Leitender Arzt: Die Rolle des leitenden Arztes besteht darin, jeden in der Organisation/Einrichtung/Klinik durch die EHR-Implementierung zu führen, indem er die Verbindung zwischen den Anwendern des Systems und dem technischen Personal vermittelt. Der ideale Kliniker wäre jemand, der bereits technisch versiert und offen für neue Prozesse und Veränderungen ist.
• Projektleiter: Der Projektmanager ist der Hauptansprechpartner und hält die Kommunikation zwischen dem EHR-Anbieter/Entwickler und den Mitarbeitern der Einrichtung aufrecht. Er hilft den Mitarbeitern, den Zeitplan für die Implementierung im Auge zu behalten, den Fortschritt zu verfolgen und eventuelle Probleme der Benutzer zu lösen. 

2. Software Vorbereitung

Bei der Implementierung Ihres EHR müssen Sie in erster Linie sicherstellen, dass die Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden, damit Sie nicht gegen die HIPPA-Gesetze verstoßen. Durchführen einer HIPAA-Risikobewertung ist ratsam. Arbeiten Sie außerdem mit Ihrem IT-Experten zusammen, um sicherzugehen, dass die von Ihnen gewählte Software vollständig konform ist. 

3. Bestimmung des Hardware-Bedarfs

Für welche Hardware Sie sich auch entscheiden, sie hat erhebliche Auswirkungen auf die Zeit Ihrer Mitarbeiter und das Budget der Einrichtung. In einigen Einrichtungen erhält jeder Mitarbeiter ein Tablet oder einen Laptop, damit er sich nicht bei jeder Interaktion mit den Patienten am Computer an- und abmelden muss. Ihr IT-Profi kann Ihnen helfen, die benötigten Geräte kostengünstig zu beschaffen. Er kann die Geräte installieren und die Fehlerbehebung durchführen, um das Personal zu entlasten. 

4. Die Gestaltung des Patientenzimmers ist wichtig

Das EHR-Programm erfordert eine Dateneingabe, so dass die Raumaufteilung erhebliche Auswirkungen haben kann wie sich der Patient fühlt, wenn er engagiert wird und ob die Einrichtung zufriedenstellend ist. Wenn das Klinikpersonal bei der Dateneingabe nicht von Angesicht zu Angesicht mit dem Patienten zusammensitzt, kann der Patient das Gefühl haben, ignoriert oder ausgeschlossen zu werden. Um dieses Problem zu beheben, sollten Sie in den Zimmern einen halbkreisförmigen Schreibtisch aufstellen oder bewegliche Rollwagen verwenden, damit der Patient gesehen wird und ein Gefühl der Ruhe hat, wenn er betreut wird. 

5. Datenübertragung

Wenn Ihre Hardware und Software für den nächsten Schritt bereit sind, ist es Zeit für die EHR-Implementierung. Die Übertragung der Daten macht diesen Übergang zur Realität. Legen Sie fest, wie die Datenmigration von Ihrem alten System auf Ihr neues EHR erfolgen soll. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Um sicherzustellen, dass bei der Migration keine kritischen Daten übersehen werden, sollte eine Checkliste mit den zu migrierenden Informationen vorliegen und feststehen. 

6. Die Effizienz eines soliden Arbeitsablaufs wird sich als vorteilhaft erweisen

A solider Arbeitsablauf wird den gesamten Prozess für Ihr Personal wesentlich stressfreier gestalten. Die Arbeitsabläufe sollten vor der Einführung des EHR festgelegt werden. Wenn die Arbeitsabläufe nicht effizient sind, werden sich die Probleme, die während der Einführung auftreten, nur noch verschlimmern. 

7. Wie man mit einem EHR-Ausfall umgeht

Wenn Sie irgendeine Art von Technologie einsetzen, müssen Sie auf die unvermeidlichen Störungen vorbereitet sein, die hier und da auftreten können. Machen Sie ein Brainstorming über mögliche Störungen und formulieren Sie einen Plan, wie Sie Ihr Team durch diese Störungen führen können. Was ist, wenn der Strom ausfällt? Was ist, wenn es eine systemweite Störung gibt, die nur die IT-Abteilung beheben kann? Legen Sie bereits Verfahren fest, die das Personal befolgen kann, wenn das EHR nicht genutzt werden kann. 

Ein elektronisches und ein Papierprotokoll für die Mitarbeiter helfen ihnen, ruhig und sicher zu bleiben, wenn sie EHR-Ausfallzeiten in einer Weise, die die Sicherheit der Patienten in den Vordergrund stellt. 

8. Erstellen Sie ein immerwährendes Schulungsprogramm und aktualisieren Sie es regelmäßig

Die Schulung für die EHR-Einführung sollte umfassend sein, um als erfolgreich zu gelten. Erstellen einer Ausbildungsplan für das gesamte Personal der Einrichtung, die "den Test der Zeit bestehen" wird. Es muss so immergrün wie möglich sein, und die Teile, die das nicht sind, sollten vierteljährlich auf ihre Aktualität überprüft werden.

9. Legen Sie fest, wie und wann Sie starten werden

Sobald der Umsetzungsplan feststeht, müssen Sie entscheiden, wann Sie starten wollen. Sie können entweder alles auf einmal einführen, oder Sie können sich für eine schrittweise Einführung entscheiden. Die Einführung mit einem Paukenschlag kann störend sein. Wenn Sie schrittweise einführen, sind die Störungen leichter zu bewältigen. Wenn es möglich ist, kann ein geringeres Patientenaufkommen an dem Tag, an dem das EHR in Betrieb genommen werden soll, zu einem reibungsloseren Übergang beitragen. 

10. Feedback ist ausschlaggebend für kontinuierlichen Erfolg

Wenn Sie das EHR erfolgreich eingeführt haben, sollten Sie die Kommunikation mit Ihrem Personal und Ihren Patienten offen halten. Beide Seiten des Tisches sind wichtig, wenn es um die Bewertung des Erfolgs des neuen Systems geht. Wenn die Patienten ein Teil Ihres Teams sind, wird das EHR-System eine Bereicherung für Ihre bereits phänomenale Einrichtung oder Klinik sein. 

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Heidi West is a medizinischer Autor für Vohra Ärzte für Wundeneine nationale wound care physician group. She writes about healthcare and technology in the medical industry.