Comment rédiger une proposition de subvention gagnante : Un guide d'expert

Dans cet article rédacteur médical indépendant pour Kolabtree Laura Moro-MartinMSc, PhD, fournit des conseils pour rédiger une proposition de subvention réussie, en se concentrant spécifiquement sur le NIH SBIR.  

Writing a grant proposal may look like a colossal and daunting task. There is no doubt that competition is extreme out there, and grant success rates are low nowadays. Although we cannot ensure that you will get the funding, this article aims to provide some general insights and a few tips—using a grant proposal for a new dispositif médical as an example—that can make your writing easier and increase the possibilities that your project gets selected.

Avant de commencer à rédiger votre proposition de subventionmais vous devez tenir compte de quelques "ingrédients" clés :

1. Trouver un appel à propositions

Tl existe un large éventail d'organismes de financement et d'opportunités en fonction de votre domaine de travail, de votre pays et de votre type d'organisation. Vous devez identifier l'appel qui correspond le mieux au besoin ou au problème auquel votre projet vise à répondre, et vérifier soigneusement que votre équipe remplit toutes les conditions d'éligibilité et de recevabilité. Identifiez l'appel mots-clés de l'appel, qui doit également être mentionné à plusieurs reprises dans votre proposition. Afin de disposer d'informations actualisées sur les propositions ouvertes, vous devrez garder un œil sur les sites web, les médias sociaux et/ou les bulletins d'information des organismes de financement, et partager ces informations avec vos collègues et collaborateurs.

Programme de recherche sur l'innovation des petites entreprises (SBIR) du NIH

À titre d'exemple, supposons que vous êtes une jeune entreprise, une petite entreprise de R&D ou une petite entreprise de fabrication basée aux États-Unis et disposant d'un département de R&D qui cherche à commercialiser une technologie biomédicale innovante, par exemple un nouveau dispositif médical. Vous pourriez être intéressé par une demande de financement auprès de la Commission européenne. Programme de recherche sur l'innovation dans les petites entreprises (SBIR) from the USA National Institutes of Health (NIH). SBIR is a three-phase program that funds Phase 1 for concept development (feasibility) and Phase 2 for prototype development, but not Phase 3 (commercialization). Examples of successful SBIR Phase 1 and Phase 2 applications from the National Institute of Allergy and Infectious Diseases (NIAID) can be found in ce lien.

Il existe en quelque sorte un programme "équivalent" pour les petites et moyennes entreprises (PME) établies dans un État membre de l'UE ou un pays associé à Horizon 2020 (H2020), appelé Projet pilote du Conseil européen de l'innovation (EIC) (anciennement connu sous le nom d'instrument PME). Pour la recherche et l'innovation en phase initiale, les projets peuvent solliciter un financement auprès de EIC Pathfinder pilote. Le site Pilote de l'accélérateur EIC s'appuie sur la phase 2 de l'instrument PME et offre un soutien sous forme de subventions uniquement, ainsi qu'un soutien sous forme de financement mixte (combinant subventions et fonds propres). Outre la soumission de votre proposition de subvention, si vous êtes sélectionné, vous serez invité à Bruxelles pour présenter votre projet devant un jury. Vous trouverez plus d'informations sur la manière de préparer votre proposition pour ces types de programmes européens à l'adresse suivante ici. Un modèle de proposition annoté pour l'instrument EIC PME phase 1 et phase 2 peut être téléchargé. ici.

2. La "bonne" équipe

Une majorité de Les appels à financement n'acceptent pas les candidats individuels, mais exigent plutôt la création d'un consortium. De nombreux organismes subventionnaires sont particulièrement intéressés par la promotion de collaborations internationales et multidisciplinaires et de partenariats public-privé incluant des établissements universitaires, des entreprises et d'autres organisations. Avant même d'identifier un appel à propositions approprié, vous devrez disposer de la "bonne" équipe de partenaires ayant des capacités, du personnel, des infrastructures et des compétences différentes pour accomplir les différentes tâches proposées par votre projet. Avoir la "bonne" équipe ne signifie pas seulement trouver des partenaires qui sont intéressés par votre proposition, qui ont une solide réputation ou une bonne liste de publications, mais aussi trouver des personnes ayant des intérêts communs, qui collaborent et s'engagent réellement à contribuer à la réussite du projet. Le dernier problème auquel vous aimeriez être confronté est que l'un de vos partenaires du consortium ne répond pas à vos courriels et appels téléphoniques demandant un document essentiel la veille de l'échéance. La rédaction d'une proposition de subvention est une tâche intense qui prend beaucoup de temps, c'est pourquoi avoir une bonne relation professionnelle (et humaine) avec tous vos collaborateurs est toujours un bon point de départ. Travailler avec un rédacteur indépendant de subventions peut vous aider à vous assurer que vous disposez de l'expertise et des compétences adéquates qui peuvent vous aider à obtenir des financements. 

Vous pouvez trouver un tutoriel sur la "constitution d'une équipe gagnante" pour le programme SBIR dans le site suivant lien.

3. Une communication efficace

Dans un grand consortium international, où les partenaires peuvent être séparés par des centaines ou des milliers de kilomètres et plusieurs fuseaux horaires, une communication dynamique et fluide facilitera la préparation de la proposition. Dans la plupart des cas, la communication reposera sur l'utilisation d'outils numériques, notamment les courriers électroniques, les vidéoconférences ou les appels téléphoniques. Heureusement, nous disposons de nombreuses alternatives - les "classiques" Skype, Google Hangouts, Zoom, etc. - et nous pouvons les utiliser à bon escient pour une communication efficace avec toutes les parties prenantes.

4. Une organisation extrêmement méthodique

Plus tôt que tard you will be dealing with an immense amount of documentation ranging from bibliographic references and non-disclosure agreements to grant forms, clinical protocols, annexes, and much more. Not only that, but you will have to deal with all the successive versions that you will be creating and modifying several times along the writing process (including the infamous ‘version1.0’, ‘v1.2.4’, ‘v2.3.6.8.5’, ‘v2.3.6.8.5_final’, ‘v2.3.6.8.5_final_definitive’, etc.). You need to be exceedingly methodical -even ‘maniac’- in the management of all the information and documentation, and the correct use of digital tools will make a great difference. If your organization is already using a document or project management system, it can be your ally. Otherwise, you can select the digital tools that best suit your objectives and your organization among the wide range of options available for document, task or project management (some examples with different features include Slack, Trello ou monday.com). Il est difficile de faire des recommandations car le choix est vaste, un peu personnel et dépend de nombreux facteurs, mais n'hésitez pas à partager vos outils préférés dans les commentaires ci-dessous.

5. Planification précoce et bonne gestion du temps

La règle générale est qu'"il n'est jamais trop tôt pour commencer à rédiger une proposition de subvention". La préparation d'une proposition de subvention exige un investissement important en temps et en efforts, sans garantie de succès. À moins que votre travail ne consiste spécifiquement à rédiger des propositions - et, dans ce cas, il se peut que vous deviez en préparer plusieurs simultanément - vous devrez jongler avec plusieurs autres tâches en même temps. Ainsi, plus vous commencerez à planifier et à rédiger tôt - de préférence quelques mois avant la date limite - moins vous aurez à vous précipiter à la fin. Une gestion efficace du temps vous permettra d'éviter ces journées de travail nocturne, alimentées par le café, juste avant la date limite. Dans de nombreux cas, vous saurez à l'avance qu'un nouvel appel à propositions va être lancé, alors profitez-en et commencez à y travailler. Vous aurez une longueur d'avance si le consortium a déjà été créé. Bien que les exigences finales et les formulaires varient en fonction de l'appel, il existe une documentation que vous pouvez commencer à rassembler et à préparer à l'avance. Il s'agit, par exemple, de la description des partenaires, des références justificatives, de l'analyse du marché et des concurrents, de l'approbation éthique, de l'impact et de l'innovation de votre proposition, de l'organisation des lots de travaux et des tâches, etc. Vous pourrez adapter ce matériel à votre proposition spécifique par la suite. Notre dernière recommandation est d'éviter de soumettre votre proposition de subvention le jour même de la date limite. La surcharge du site web, les erreurs informatiques, la mauvaise version d'un des documents... tout cela peut vous faire perdre beaucoup de temps et d'efforts dans une proposition qui n'est même pas prise en considération.

Dans ce lien vous pouvez trouver un tutoriel qui vous aidera à "développer un calendrier de préparation de la proposition" pour le programme SBIR.

6. Une idée/solution innovante et percutante

Enfin et surtout, vous devrez identifier le besoin ou le problème auquel votre projet cherche à répondre et qui nécessite un financement. L'objectif principal de votre proposition de subvention sera de convaincre l'organisme de financement que votre solution est la plus appropriée pour répondre à ce besoin ou à ce problème. Les principaux critères que les examinateurs utiliseront pour évaluer votre proposition sont son caractère innovant, son impact ou son importance, et sa faisabilité. Mais de nombreux autres facteurs influenceront la décision finale en fonction de l'intérêt principal de l'agence, par exemple, la valeur technologique, le potentiel de commercialisation, l'approche proposée, l'équipe et les capacités, l'adéquation de l'allocation budgétaire, les installations disponibles, etc.

Cliquez sur ici pour un tutoriel permettant de "comprendre les critères d'évaluation des propositions" du programme SBIR, qui comprennent "l'innovation", "l'expérience, les qualifications et les installations", ainsi que "le potentiel commercial et la faisabilité". Les critères d'examen supplémentaires du NIH SBIR comprennent la protection des sujets humains, l'inclusion des femmes, des minorités et des enfants, les animaux vertébrés, les risques biologiques, la resoumission, le renouvellement et la révision.

Éléments d'une proposition de subvention

Il existe quelques éléments communs à la majorité des propositions de subventions, bien qu'ils puissent apparaître sous différents intitulés (vous devrez utiliser l'intitulé exact mentionné dans l'appel) :

•   Aperçu/résumé/résumé exécutif : Il s'agit d'un résumé des principaux points de votre proposition. Elle doit inclure le besoin ou le problème auquel vous répondez, vos objectifs, les résultats attendus et la manière dont vous les atteindrez, la manière dont vous évaluerez votre projet, l'importance et/ou l'avantage comparatif de votre projet, ainsi qu'une brève description de l'équipe. La mission et l'objectif de la subvention peuvent vous guider dans cette section, veillez donc à inclure les mots-clés de l'appel. Il est conseillé de rédiger cet aperçu après avoir rédigé toutes les autres sections.
•   Énoncé du besoin ou du problème/contexte : Identify the gap (need or problem) that your project aims to address. First, you will have to establish the context or background of the problem by conducting a revue de la littérature and summarizing the key information that helps to understand the significance of your project. Keep this section informative, clear and concise, but also scientifically sound.
•   Project description/approach/objectives and methodology: En bref décrivez votre projet, en expliquant vos objectifs généraux et spécifiques, les résultats attendus, la manière dont vous allez atteindre ces résultats (plan de travail et méthodologie), les méthodes d'évaluation interne ou externe et le calendrier. De nombreux appels vous demanderont de développer ces aspects dans d'autres sections de la proposition.

Pour toute étude quantitative, en particulier celles qui impliquent des animaux ou des sujets humains - comme dans l'exemple de la proposition de subvention pour un nouveau projet de l dispositif médical-statistiques will be a key component of the approach/methodology. Within this section, or in a separate one, you will need to explain details about the study subjects (study design, sample size calculation, and subject selection), data collection (type of measurements, type of data and why these data will answer your questions) and analyse des données (the questions that you are trying to answer, the variables involved, the procedures and how you will know the answer). Reviewers will carefully assess this part since it will determine the success or failure of the project and the adequate use of resources. Although it is out of the scope of this article to go deeper into the details of statistics for grant applications, in the ‘additional resources’ you can find some references containing further information.

•   Impact : Expliquez la probabilité que le projet exerce une influence durable et puissante sur le domaine de recherche concerné. Cette probabilité dépend, entre autres, de son importance, de l'équipe, du caractère innovant et de l'approche utilisée. Certaines agences, telles que H2020 nécessitent également une stratégie de communication, de diffusion et d'exploitation (il peut s'agir d'une section distincte).
•   Budget : Vous devez détailler le financement que vous demandez et ses raisons, y compris les coûts estimés de tous les matériaux, équipements, frais de déplacement, personnel, etc. (reportez-vous à l'appel spécifique pour comprendre l'utilisation du financement, car toutes les subventions ne couvrent pas, par exemple, les frais de personnel ou la sous-traitance). Normalement, le budget est fourni sous forme de tableaux formatés.
•   Autres pièces justificatives : Dans la plupart des cas, il vous sera demandé de fournir des documents justificatifs tels qu'une lettre de présentation, des biographies du personnel, des lettres de soutien de tiers partenaires ou intéressés par votre projet, le protocole de l'étude, etc.

Les lettres de soutien d'organisations ou de groupes alliés sont un bon moyen de différencier votre proposition SBIR, en lui donnant de la crédibilité et en soutenant son potentiel de commercialisation.

Si vous sollicitez une subvention pour une étude clinique, vous devrez inclure un formulaire de demande de subvention. protocole d'étude clinique. Les principaux éléments du protocole de l'étude, expliqués plus en détail dans le document cet articlesont le résumé, les objectifs spécifiques, le contexte et l'importance, les résultats préliminaires, ainsi que la conception et les méthodes de recherche.

 Conseils pour rédiger une proposition de subvention réussie 

Pour réussir une proposition de subvention, non seulement ce que vous écrivez (c'est-à-dire le contenu), mais aussi la manière dont vous écrivez (c'est-à-dire la forme) acquiert une grande importance. Si une proposition bien rédigée ne peut garantir le succès, une proposition mal rédigée peut réduire vos chances d'obtenir un financement. Voici une liste non exhaustive de conseils pour vous aider à améliorer la "forme" de votre proposition de subvention :

• Suivez strictement les directives de l'appel spécifique concernant le formatage, les polices de caractères, les citations, l'utilisation de figures, les limites de pages et de mots, etc.
• N'utilisez que des polices de caractères facilement lisibles telles que Arial, Times New Roman ou Courier (mais, là encore, vous devez vérifier les directives spécifiques).
• Utilisez un formatage, un espacement et une taille de police adéquats pour rendre la lecture agréable (les examinateurs sont aussi des êtres humains et ils seront reconnaissants après avoir lu un grand nombre de propositions).
• Rédigez de manière claire et concise. N'incluez pas d'informations qui ne vous sont pas directement demandées, évitez de divaguer et laissez la créativité à la conceptualisation du projet.
• Évitez le jargon et définissez les termes techniques (les examinateurs ne sont pas forcément des experts de votre sous-spécialité).
• Incluez des références à l'appui. Votre proposition doit être scientifiquement rigoureuse et solide, même si vous travaillez en dehors du milieu universitaire. Cependant, toutes les informations importantes doivent être fournies dans la proposition, car les examinateurs n'ont pas nécessairement le temps d'aller chercher des informations dans les références. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de réaliser une analyse documentaire systématique et une méta-analyse dans le document suivant cet article.
• Vérifiez soigneusement la grammaire et l'orthographe tout au long de la proposition. Lisez-la plusieurs fois à des jours différents, car les fautes de frappe sont parfois faciles à manquer. Si nécessaire, faites appel à un traducteur scientifique ou à un rédacteur scientifique.
• Incluez les figures, schémas et tableaux pertinents. Parfois, une image vaut mille mots.
• Partagez et discutez le projet de proposition avec vos collaborateurs dans le cadre du projet, et assurez-vous qu'ils sont tous d'accord avec la version finale à soumettre.
• Lisez attentivement les directives de soumission et vérifiez que tous vos documents sont corrects avant de les soumettre.

This article offers a general approach to rédaction de subventions that is applicable across a range of contexts, but it is out of our scope to provide tailored advice in specific disciplines or topics. In any case, you will need to strictly follow the instructions from the funding agency and the specific call that you are applying to. Our final advice for preparing a proposal is don’t give up, and keep on writing. Use rejection as a means to improve your grant proposal. Good luck!

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Références et ressources supplémentaires

• Le centre d'écriture de l'Université du Wisconsin-Madison. Planification et rédaction d'une proposition de subvention : les bases.
• Samáková J., et al. Chapitre du livre : Project Communication Management in Industrial Enterprises (Step by Step), dans Digital Communication Management, édité par Beatriz Peña-Acuña, IntechOpen, 2018.
• Crawley, G. M. et O'Sullivan E. The Grant Writer's Handbook : Comment rédiger une proposition de recherche et réussir. Imperial College Press, 2016. Zlowodzki M, et al. Comment rédiger une proposition de subvention gagnante. Indian J Orthop. 2007 Jan-Mar ; 41(1) : 23-26.
• Bland JM et al. Guide statistique pour les demandeurs de subventions de recherche. Université St George de Londres, 2012.
• Elashoff D. Comment rédiger la section "Approche" d'une demande de subvention de R. UCLA, Département de médecine Statistics Core.
• FListe complète des tutoriels en ligne SBIR/STTR : https://www.sbir.gov/tutorials
• Stein E., et al. Chapitre du livre : Subventions SBIR/STTR : Guide de candidature dans Academic Entrepreneurship for Medical and Health Scientists. Volume 1, numéro 2 Finance. Bibliothèques de la Penn, Université de Pennsylvanie, 2019.
• Commission européenne : Accélérateur EIC (Instrument PME) : conseils essentiels pour votre application.