Was ist eine technische Akte und was sollte sie enthalten?

Catarina Carrão, freiberuflicher medizinischer Autor on Kolabtree, provides an overview of what a Medizinprodukt technical file is and what it should contain.

Was ist eine technische Akte über ein Medizinprodukt?

Ein technisches Dossier für ein Medizinprodukt ist ein vom Hersteller in klarer, übersichtlicher, leicht durchsuchbarer und eindeutiger Form erstelltes zusammenfassendes Dokument zum Nachweis der Sicherheit und Leistung des betreffenden Produkts[^1]. Unabhängig von der Geräteklasse, dem Verwendungszweck, der Auslegung oder sogar der Sicherheitshistorie des Geräts muss der Hersteller über diese technischen Unterlagen verfügen und sie auf dem neuesten Stand halten, um die Einhaltung der allgemeinen Sicherheits- und Leistungsanforderungen der Rechtsvorschriften nachzuweisen.

Müssen die technischen Unterlagen des Medizinprodukts genehmigt werden?

Ja, natürlich. Die Vorlage für das technische Dossier der MDR muss einer benannten Stelle oder einer zuständigen Behörde zur Überprüfung und Genehmigung vorgelegt werden. Sie sollten in englischer Sprache oder in einer Amtssprache eines EU-Mitgliedstaates abgefasst sein und auf Anfrage für den gesamten Lebenszyklus des Medizinprodukts zur Verfügung gestellt werden (5 Jahre für Medizinprodukte mit geringem Risiko und 16 Jahre für Medizinprodukte mit hohem Risiko[^2]). Wichtig ist, dass Nicht-EU-Hersteller das Dossier bei einem Bevollmächtigten in der EU aufbewahren müssen, um es auf Verlangen einsehen zu können - halten Sie also stets eine kontrollierte Fassung des Dossiers bereit[^3].

Was beinhaltet ein technisches Dossier für Medizinprodukte?

Gemäß Anhang II der EU-MDR 2017/745[^4]Ein technisches Dossier für ein Medizinprodukt sollte folgende Abschnitte enthalten⁵:

• Gerätebeschreibung und -spezifikation, einschließlich aller Varianten und Zubehörteile;
• Vollständige Etikettierungs- und Verpackungsinformationen, einschließlich Einzelverkaufs- und Transportverpackungen im Falle besonderer Verwaltungsbedingungen;
• Gebrauchsanweisung in allen Sprachen, die in den Mitgliedstaaten, in denen das Medizinprodukt verkauft werden soll, zugelassen sind;
• Konstruktions- und Fertigungsinformationen, z. B. Konstruktionspläne und Daten über alle Standorte, an denen Konstruktions- und Fertigungstätigkeiten durchgeführt werden;
• Unterlagen zum Nachweis der Einhaltung aller allgemeinen Sicherheits- und Leistungsanforderungen sowie aller einschlägigen harmonisierten und nicht harmonisierten Normen;
• Benefit-risk analysis and risk management file;
• Produktüberprüfungs- und -validierungsbericht und andere relevante Unterlagen;
• Präklinische und klinische Daten, wie z. B. Testergebnisse, Bericht über die klinische Bewertung (CER) und Post-Market Clinical Follow-Up (PMCF) Bewertungsplan;
• Post-Market Surveillance (PMS) plan and report;
• Konformitätserklärung[^5].

Gibt es einen wesentlichen Unterschied zu den technischen Unterlagen, die vor der MDR eingereicht wurden?

Die Gesamtzahl der in die technische Dokumentation aufzunehmenden Dokumente bleibt im Großen und Ganzen gleich; der einzige Unterschied besteht darin, dass ein PMS-Plan aufgenommen wird, und
einen regelmäßigen aktualisierten Sicherheitsbericht (PSUR, für Produkte größer als Klasse I, Artikel 86) oder einen PMS-Bericht (für Produkte der Klasse I, Artikel 85)³. Nach Ansicht der Regulierungsbehörden sollten die Hersteller in der Phase nach dem Inverkehrbringen eine aktive Rolle spielen, indem sie systematisch und aktiv Informationen über die Erfahrungen mit ihren Produkten nach dem Inverkehrbringen sammeln, um ihre technische Dokumentation zu aktualisieren und an den Vigilanz- und Marktüberwachungsmaßnahmen mitzuwirken. Die im Rahmen der PMS gesammelten relevanten Daten und Informationen sowie die aus den durchgeführten Präventiv- und/oder Korrekturmaßnahmen gezogenen Lehren sollten zur Aktualisierung der technischen Dokumentation, z. B. in Bezug auf die Risikobewertung und die klinische Bewertung, verwendet werden und darüber hinaus auch der Transparenz dienen⁴.

Zusammen mit den PMS-Aktivitäten und -Berichten besteht die wichtigste Änderung bei den technischen Unterlagen darin, dass die erwartete Qualität der technischen Dokumentation erheblich gestiegen ist, insbesondere wenn es um klinische Daten geht, die nun solide genug sein müssen, um alle Ansprüche ordnungsgemäß zu begründen.³. Die Hersteller müssen die wissenschaftliche Qualität und die Verständlichkeit ihrer technischen Unterlagen verbessern, damit sie eine kontinuierliche Zulassung für den Markt erhalten können.

Wie unterscheidet sich das PMS unter MDR?

Die Hersteller von Medizinprodukten müssen die Konformität mit den "Allgemeinen Sicherheits- und Leistungsanforderungen (GSPR)" dokumentieren und nachweisen, die als Reaktion auf die PMS-Aktivitäten aktualisiert werden müssen. Artikel 2 (60) legt fest, dass die Hersteller nun verpflichtet sind, ihr PMS-System proaktiv, umfassend und systematisch zu aktualisieren, was zu den allgemeinen Verpflichtungen der MDR gehört. Die Anforderungen an das PMS sollten in direktem Verhältnis zu dem mit dem Produkt verbundenen Risiko stehen, so dass der Hersteller Korrektur-/Vorbeugungsmaßnahmen ergreifen kann. Diese Maßnahme sollte in einem angemessenen Verhältnis zum Produkttyp und zur aktualisierten klinischen Bewertung stehen[^6]. Das bedeutet, dass ein starkes PMS-Programm über die Grenzen einer Wiedervermarktungsstudie hinaus durch eine klinische Nachbeobachtung nach dem Inverkehrbringen (Post-Market Clinical Follow-Up, PMCF) eine breite Erfahrung in der realen Welt liefern muss. Dieses Programm sollte Probleme frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen garantieren, die unter ständiger Beobachtung der langfristigen Leistung des Produkts durchgeführt werden. Wichtig ist, dass all diese Maßnahmen einen Mehrwert schaffen, der über die Einhaltung der Vorschriften hinausgeht und ein starkes Vertrauen in das Medizinprodukt schafft.

Was genau ist ein Post-Market Clinical Follow-Up (PMCF)?

PMCF ist eines der Elemente der PMS-Aktivitäten, die die Form einer klinischen Studie, eines entsprechenden Registers, einer Kundenbefragung oder sogar eines geplanten Follow-up-Fragebogens mit Patienten, die das Produkt verwendet haben, annehmen können. Sie ist auf jedes spezifische Produkt zugeschnitten und gewährleistet die klinische Leistung und Sicherheit des Produkts, indem sie die kontinuierliche Angemessenheit des Risikos bei der Verwendung bestätigt. Dabei handelt es sich um eine proaktive Maßnahme des Herstellers, die sich auf einen bestimmten Bereich der Leistung oder Sicherheit des Medizinprodukts konzentriert, mit bestimmten vorab genehmigten Ergebnissen oder Akzeptanzkriterien. Diese Messungen ergeben sich aus dem Risikomanagement, den klinischen Bewertungsberichten (CER) oder neuen PMS-Daten aus der realen klinischen Anwendung. PMCF ist besonders wichtig, wenn für ein altes Produkt bei der CE-Zulassung nur begrenzte klinische Daten vorliegen oder wenn es langfristige Datenlücken oder unbeantwortete Fragen im Zusammenhang mit bestimmten Indikationen oder neuen Merkmalen eines neuen Medizinprodukts gibt. Aus diesen Gründen ist es wichtig, geeignete PMCF-Endpunkte und statistische Begründungen auszuwählen, die etwaige Lücken in der klinischen Evidenz überbrücken. Es geht darum, kontinuierlich ein günstiges Nutzen-Risiko-Profil des Medizinprodukts während seiner gesamten erwarteten Lebensdauer nachzuweisen[^7].

Muss der Bericht über die klinische Bewertung (CER) aktualisiert werden?

Natürlich ist Punkt 74 des Prologs der EU-MDR in diesem Punkt "sonnenklar".⁴. Alle rDaten und Informationen, die durch PMSsowie die aus den durchgeführten Präventiv- und/oder Korrekturmaßnahmen gezogenen Lehren sollten zur Aktualisierung aller relevanten Teile der technischen Dokumentation verwendet werden, z. B. derjenigen, die sich auf die Risikobewertung und die klinische Bewertung beziehen Berichte (CERs). Darüber hinaus ist der Abschnitt In Anhang XIV Nummer 6.2.3 Buchstabe b wird klargestellt, dass PMS-Daten auf Informationen geprüft werden müssen, die die Bewertung des Nutzen-Risiko-Profils, der klinischen Leistung und der klinischen Sicherheit des Produkts verändern könnten⁸. Diese Daten müssen in den Prozess der klinischen Bewertung einfließen. zeitnahals solche der Bericht über die klinische Bewertung muss aktiv mit Daten aus der Zeit nach dem Inverkehrbringen aktualisiert werden. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist das Hinzufügen von Tabellen, in denen schwerwiegende unerwünschte Ereignisse hervorgehoben werden, und das Einfügen von Kommentaren dazu, ob diese aufgrund der Wirkungsweise des Produkts hätten vorhergesagt werden können. Außerdem sollten alle Feldsicherheitskorrekturmaßnahmen (FSCA) sowie alle meldepflichtigen Ereignisse oder Rückrufe gemeldet werden. Wie viele Daten aufgenommen werden sollen, liegt natürlich im Ermessen des Herstellers, aber das Ziel ist es, das Vertrauen in das Produkt zu fördern, daher ist Transparenz ein Muss.⁸.

Enthält das neue technische Dossier noch weitere technische Einzelheiten?

Ja, in der Tat. Im Abschnitt "Gerätebeschreibung und -spezifikation" müssen die Hersteller nun auf den grundlegenden Unique Device Identification-Device Identifier (UDI-DI) verweisen, der auch auf dem Etikett des Geräts und auf allen höheren Verpackungsebenen angebracht werden muss⁹. Darüber hinaus gibt es Spezifikationen für die UDI-DI bei wiederverwendbaren oder implantierbaren chirurgischen Instrumenten, so dass diese Codenummer in allen Situationen leicht zugänglich ist.

Bei Einmalprodukten müssen die Hersteller insbesondere in der Risikomanagementdokumentation nachweisen und begründen, warum das Produkt als solches hergestellt wird, d. h. es sollte klar festgelegt werden, warum das Produkt nicht wiederaufbereitet werden kann.³.

Eine weitere technische Besonderheit besteht darin, dass die Hersteller nun für alle Klassen von Medizinprodukten gemäß Anhang II in der technischen Dokumentation Angaben zu den für ihr Produkt geltenden Auslegungsstufen und -verfahren machen müssen. Zuvor war dies nur für Produkte der Klasse III vorgeschrieben, während jetzt alle Produkte in dieser Hinsicht "im selben Boot" sitzen.

Wie wird die technische Akte des Medizinprodukts überprüft?

Für die Konformitätsbewertung muss die BS die technische Dokumentation entsprechend der Produktklassifizierung überprüfen. Wichtig ist, dass Medizinprodukte von den BS auf der Grundlage eines risikobasierten Ansatzes bewertet werden, d. h. der Nutzen muss die Risiken überwiegen oder die Risiken müssen so weit reduziert werden, wie dies nach dem aktuellen Stand der Technik und während der Gültigkeitsdauer der erteilten Zertifikate möglich und vertretbar ist.^3,10. Implantierbare Produkte der Klasse III, Produkte der Klasse III, implantierbare Produkte der Klasse IIb (mit einigen Ausnahmen) oder aktive Produkte der Klasse IIb werden für jedes Produkt einzeln bewertet³. Alle anderen Produkte der Klasse IIb werden für mindestens ein repräsentatives Produkt bewertet per Die Klasse IIa wird für mindestens ein repräsentatives Produkt jeder Produktkategorie beurteilt.

In der Zwischenzeit werden Produkte der Klasse I, die in sterilem Zustand in Verkehr gebracht werden, eine Messfunktion haben oder wiederverwendbare chirurgische Instrumente sind, nur nach diesen spezifischen Merkmalen des Produkts bewertet, z.B., Sterilität, Messung oder Wiederverwendung. Bei allen anderen Produkten der Klasse I sind die BS nicht an der Konformitätsbewertung beteiligt, und die Hersteller können "die Konformität ihrer Produkte erklären, indem sie die EU-Konformitätserklärung gemäß Artikel 19 ausstellen".³.

Die BS oder die zuständigen Behörden prüfen den eingereichten Antrag sorgfältig und führen bei Bedarf weitere Tests in geeigneten Einrichtungen durch oder fordern zusätzliche Nachweise vom Hersteller an. Basiert der klinische Nachweis auf Daten von Medizinprodukten, deren Gleichwertigkeit mit dem zu prüfenden Produkt behauptet wird, bewerten die Experten der BS die Eignung der Verwendung solcher Daten und dokumentieren ihre Schlussfolgerungen hinsichtlich der behaupteten Gleichwertigkeit sowie das Ergebnis der Konformitätsbewertung im Bericht über die klinische Bewertung. Entspricht das Medizinprodukt den einschlägigen Anforderungen, so stellt die BS eine EU-Bescheinigung über die Bewertung der technischen Dokumentation aus und erteilt die Genehmigung für das Inverkehrbringen.

Ist für die Zulassung neben den technischen Unterlagen für Medizinprodukte noch etwas anderes erforderlich?

Zweifellos, ja. Zusätzlich zu den technischen Unterlagen müssen die Hersteller von Medizinprodukten ein angemessenes Qualitätsmanagementsystem (QMS) einrichten, dokumentieren und umsetzen und dessen Wirksamkeit während des gesamten Lebenszyklus der betreffenden Produkte aufrechterhalten⁵. Die Hersteller sollten ein umfassendes PMS-System einrichten, das im Rahmen ihres QMS eingerichtet wird und auf einem PMS-Plan basiert. Dies wird für Transparenz und Sicherheit auf dem Markt sorgen und hoffentlich in Zukunft weniger Probleme für die Hersteller mit sich bringen.

Die Motto des neuen technischen Dossiers und der MDR sollten grundsätzlich als "Vorbeugen ist besser als heilen”. By keeping an eye on post-market surveillance and updating the technical file promptly and regularly with a strong quality management system, manufacturers will be practicing the fundamental principles of modern Gesundheitsfürsorge and help support a healthier society.

Referenzen:

1 I3CGlobal. Technisches Dossier Medizinprodukte. https://www.i3cglobal.com/medical-device-technical-file/ (2021).

2 EG. Medizinprodukte - Sektor. https://ec.europa.eu/health/md_sector/overview_en 2021 (2021).

3 Julianne Bobela, B. F., Kim Rochat, Michael Maier. A Guide for Manufacturers to Ensure Technical Documentation Complies with EU Medical Device Regulation 2017/745. BSI BSI Standards Ltd. (2021).

4 EU. in Medizinprodukteverordnung (MDR) Verordnung der Europäischen Union (EU) 2017/745 Vol. EU2017/745 MDR (Hrsg. Europäische Kommission) (Europäische Kommission, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017R0745, 2017).

5 CleverCompliance. Technisches Dossier für Medizinprodukte zur Einhaltung der MDR. https://blog.clevercompliance.io/ce-marking/medical-device-technical-file-for-mdr-compliance/ (2021).

6 Celegence. Effektive Überwachung nach dem Inverkehrbringen für Medizinprodukte. https://www.celegence.com/post-market-surveillance-pms-medical-devices/ 9. Juli 2021 (2021).

7 Celegence. Anforderungen an die klinische Nachbeobachtung nach dem Inverkehrbringen (PMCF) gemäß der EU-MDR. https://www.celegence.com/post-market-clinical-follow-up-requirements-eu-mdr/ 9. Juli 2021 (2021).

8 OrielSTAT. Wie viele PMS-Daten sollten wir in unsere klinischen Bewertungsberichte aufnehmen? https://www.orielstat.com/blog/purpose-of-pms-data-in-cer-vs-psur/ 9. Juli 2021 (2021).

9 EG. System zur eindeutigen Identifizierung von Produkten (Unique Device Identification, UDI) gemäß den EU-Verordnungen über Medizinprodukte 2017/745 und 2017/746. https://ec.europa.eu/health/sites/default/files/md_topics-interest/docs/md_faq_udi_en.pdf Europäische Kommission (2020).

10 Smirthwaite, A. (Hrsg. BSI) (https://www.bsigroup.com/globalassets/meddev/localfiles/en-gb/webinars/bsi-md-tech-doc-mdr-uk-en.pdf, 2017).