Wie man einen erfolgreichen Finanzhilfeantrag schreibt: Ein Leitfaden für Experten

In diesem Artikel freiberuflicher medizinischer Autor für Kolabtree Laura Moro-MartinMSc, PhD, gibt Tipps zum Verfassen eines erfolgreichen Förderantrags, wobei er sich speziell auf das NIH SBIR konzentriert.  

Writing a grant proposal may look like a colossal and daunting task. There is no doubt that competition is extreme out there, and grant success rates are low nowadays. Although we cannot ensure that you will get the funding, this article aims to provide some general insights and a few tips—using a grant proposal for a new Medizinprodukt as an example—that can make your writing easier and increase the possibilities that your project gets selected.

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer FörderungsvorschlagEs gibt ein paar wichtige "Zutaten", die Sie berücksichtigen müssen:

1. Suche nach einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen

TJe nach Arbeitsbereich, Land und Art der Organisation gibt es ein breites Spektrum an Fördereinrichtungen und -möglichkeiten. Sie müssen die Ausschreibung ermitteln, die dem Bedarf oder dem Problem, das Sie mit Ihrem Projekt angehen wollen, am ehesten entspricht, und sorgfältig prüfen, ob Ihr Team alle Anforderungen an die Förderfähigkeit und Zulässigkeit erfüllt. Identifizieren Sie die Schlüsselwörter der Aufforderung, die auch mehrmals in Ihrem Vorschlag erwähnt werden sollte. Um aktuelle Informationen über offene Vorschläge zu erhalten, müssen Sie die Websites, die sozialen Medien und/oder die Newsletter der Förderorganisationen im Auge behalten und diese Informationen mit Kollegen und Mitarbeitern teilen.

NIH-Programm für Innovationsforschung für kleine Unternehmen (SBIR)

Nehmen wir an, Sie sind ein in den USA ansässiges Start-up-Unternehmen, eine kleine FuE-Firma oder ein kleines Produktionsunternehmen mit einer FuE-Abteilung, das eine innovative biomedizinische Technologie, z. B. ein neues medizinisches Gerät, auf den Markt bringen möchte. Sie könnten daran interessiert sein, eine Finanzierung durch die Programm für die Innovationsforschung kleiner Unternehmen (SBIR) from the USA National Institutes of Health (NIH). SBIR is a three-phase program that funds Phase 1 for concept development (feasibility) and Phase 2 for prototype development, but not Phase 3 (commercialization). Examples of successful SBIR Phase 1 and Phase 2 applications from the National Institute of Allergy and Infectious Diseases (NIAID) can be found in dieser Link.

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die in einem EU-Mitgliedstaat oder einem mit Horizont 2020 (H2020) assoziierten Land ansässig sind, gibt es ein gewissermaßen "gleichwertiges" Programm, das Pilotprojekt des Europäischen Innovationsrates (EIC) (früher bekannt als KMU-Instrument). Für Forschung und Innovation in der Anfangsphase können Projekte Finanzmittel beantragen bei EIC Pfadfinder-Pilot. Die EIC-Beschleuniger-Pilotprojekt baut auf dem KMU-Instrument Phase 2 auf und bietet sowohl eine reine Zuschussförderung als auch eine Förderung in Form einer Mischfinanzierung (Kombination aus Zuschuss und Eigenkapital). Wenn Sie ausgewählt werden, werden Sie nicht nur Ihren Zuschussantrag einreichen, sondern auch nach Brüssel eingeladen, um vor einer Jury zu pitchen - Sie müssen also auch Ihre Fähigkeiten als Redner unter Beweis stellen! Weitere Informationen darüber, wie Sie Ihren Vorschlag für diese Art von EU-Programmen vorbereiten, finden Sie unter hier. Eine kommentierte Vorschlagsvorlage für die EIC-KMU-Instrumente Phase 1 und Phase 2 kann heruntergeladen werden hier.

2. Das "richtige" Team

Eine Mehrheit der Aufforderungen zur Einreichung von Förderanträgen akzeptieren keine Einzelbewerber, sondern verlangen die Bildung eines Konsortiums. Viele Bewilligungsstellen sind besonders an der Förderung internationaler und multidisziplinärer Kooperationen und öffentlich-privater Partnerschaften unter Einbeziehung von akademischen Einrichtungen, Unternehmen und anderen Organisationen interessiert. Noch bevor Sie eine geeignete Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen finden, müssen Sie das "richtige" Team von Partnern mit unterschiedlichen Kapazitäten, Personal, Infrastruktur und Fähigkeiten zusammenstellen, um die verschiedenen Aufgaben, die Ihr Projekt vorsieht, zu erfüllen. Das "richtige" Team zu haben bedeutet nicht nur, Partner zu finden, die an Ihrem Vorschlag interessiert sind, die einen guten Ruf haben oder eine gute Liste von Veröffentlichungen vorweisen können, sondern auch Menschen mit gleichen Interessen zu finden, die kooperativ sind und sich wirklich für den Erfolg des Projekts einsetzen. Das letzte Problem, mit dem Sie konfrontiert werden möchten, ist, dass einer Ihrer Partner im Konsortium Ihre E-Mails und Anrufe nicht beantwortet, wenn Sie einen Tag vor Ablauf der Frist nach einem wichtigen Dokument fragen. Das Schreiben eines Finanzhilfeantrags ist eine intensive und zeitaufwändige Aufgabe, daher ist eine gute fachliche (und menschliche) Verbindung zu allen Ihren Mitarbeitern immer ein guter Ausgangspunkt. Die Zusammenarbeit mit einem freiberuflicher Stipendienschreiber können Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Fachkenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um eine Finanzierung zu erhalten. 

Eine Anleitung zum Aufbau eines erfolgreichen Teams" für das SBIR-Programm finden Sie in diesem Link.

3. Wirksame Kommunikation

In einem großen internationalen Konsortium, in dem die Partner durch Hunderte oder Tausende von Kilometern und mehrere Zeitzonen voneinander getrennt sein können, wird eine dynamische und flüssige Kommunikation die Ausarbeitung des Vorschlags erleichtern. In den meisten Fällen stützt sich die Kommunikation auf den Einsatz digitaler Hilfsmittel wie E-Mails, Videokonferenzen oder Telefonate. Glücklicherweise gibt es viele Alternativen - das "klassische" Skype, Google Hangouts, Zoom und andere -, so dass wir sie für eine effektive Kommunikation mit allen Beteiligten nutzen können.

4. Äußerst methodische Organisation

Lieber früher als später you will be dealing with an immense amount of documentation ranging from bibliographic references and non-disclosure agreements to grant forms, clinical protocols, annexes, and much more. Not only that, but you will have to deal with all the successive versions that you will be creating and modifying several times along the writing process (including the infamous ‘version1.0’, ‘v1.2.4’, ‘v2.3.6.8.5’, ‘v2.3.6.8.5_final’, ‘v2.3.6.8.5_final_definitive’, etc.). You need to be exceedingly methodical -even ‘maniac’- in the management of all the information and documentation, and the correct use of digital tools will make a great difference. If your organization is already using a document or project management system, it can be your ally. Otherwise, you can select the digital tools that best suit your objectives and your organization among the wide range of options available for document, task or project management (some examples with different features include Slack, Trello oder monday.de). Es ist schwierig, Empfehlungen auszusprechen, da die Auswahl sehr groß ist, ein wenig persönlich ist und von vielen Faktoren abhängt.

5. Frühzeitige Planung und gutes Zeitmanagement

Generell gilt: "Es ist nie zu früh, mit der Ausarbeitung eines Finanzhilfeantrags zu beginnen". Die Ausarbeitung eines Vorschlags für eine Finanzhilfe erfordert einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand, ohne dass eine Erfolgsgarantie besteht. Wenn Sie nicht gerade mit der Ausarbeitung von Anträgen betraut sind - und in diesem Fall müssen Sie möglicherweise mehrere Anträge gleichzeitig ausarbeiten -, müssen Sie mit mehreren anderen Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Je früher Sie also mit der Planung und dem Schreiben beginnen - am besten einige Monate vor dem Abgabetermin -, desto weniger müssen Sie sich am Ende beeilen. Ein effektives Zeitmanagement hilft Ihnen, die Tage zu vermeiden, an denen Sie kurz vor dem Abgabetermin noch bis spät in die Nacht arbeiten müssen, um einen Kaffee zu trinken. In vielen Fällen wissen Sie im Voraus, dass eine neue Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht wird, also nutzen Sie die Gelegenheit und beginnen Sie mit der Arbeit. Wenn das Konsortium bereits gebildet wurde, sind Sie einen Schritt weiter. Obwohl die endgültigen Anforderungen und Formulare je nach Aufforderung variieren, gibt es einige Unterlagen, mit deren Sammlung und Vorbereitung Sie bereits im Voraus beginnen können. Dazu gehören z. B. die Beschreibung der Partner, unterstützende Referenzen, Markt- und Konkurrenzanalyse, ethische Genehmigung, Auswirkungen und Innovation Ihres Vorschlags, Organisation der Arbeitspakete und Aufgaben usw. Sie können dieses Material später an den konkreten Vorschlag anpassen. Abschließend empfehlen wir Ihnen, Ihren Finanzhilfeantrag nicht am selben Tag der Frist einzureichen. Die Überlastung der Website, Computerfehler, die falsche Version eines der Dokumente ... all das kann dazu führen, dass Sie viel Zeit und Mühe mit einem Vorschlag verschwenden, der nicht einmal berücksichtigt wird.

In diesem Link finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen hilft, einen Zeitplan für die Antragserstellung im Rahmen des SBIR-Programms zu erstellen.

6. Eine innovative und wirkungsvolle Idee/Lösung

Zu guter Letzt müssen Sie den Bedarf oder das Problem ermitteln, das mit Ihrem Projekt angegangen werden soll und für das eine Finanzierung erforderlich ist. Das Hauptziel Ihres Finanzhilfeantrags besteht darin, die Fördereinrichtung davon zu überzeugen, dass Ihre Lösung am besten geeignet ist, diesen Bedarf oder dieses Problem zu lösen. Zu den wichtigsten Kriterien, nach denen die Gutachter Ihren Vorschlag bewerten, gehören Innovationsgehalt, Auswirkungen oder Bedeutung und Durchführbarkeit. Aber auch viele andere Faktoren werden die endgültige Entscheidung beeinflussen, je nach dem Hauptinteresse der Agentur, z. B. der technologische Wert, das Kommerzialisierungspotenzial, der vorgeschlagene Ansatz, das Team und die Fähigkeiten, die Angemessenheit der Mittelzuweisung, die verfügbaren Einrichtungen usw.

Klicken Sie auf hier für ein Tutorial zum "Verständnis der Kriterien für die Bewertung von Vorschlägen" im Rahmen des SBIR-Programms, zu denen "Innovation", "Erfahrung, Qualifikationen und Einrichtungen" sowie "kommerzielles Potenzial und Durchführbarkeit" gehören. Weitere Prüfkriterien des NIH SBIR-Programms umfassen den Schutz von Menschen, die Einbeziehung von Frauen, Minderheiten und Kindern, Wirbeltiere, biologische Gefahren, Wiedervorlage, Erneuerung und Überarbeitung.

Elemente eines Finanzhilfevorschlags

Die meisten Zuschussanträge weisen einige gemeinsame Elemente auf, auch wenn sie unter verschiedenen Rubriken erscheinen können (Sie müssen die genaue Rubrik verwenden, die in der Aufforderung genannt wird):

•   Überblick/Abstract/Executive Summary: Dies ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte Ihres Vorschlags. Er sollte den Bedarf oder das Problem, das Sie angehen, Ihre Ziele, die erwarteten Ergebnisse und die Art und Weise, wie Sie diese erreichen werden, die Art und Weise, wie Sie Ihr Projekt bewerten werden, die Bedeutung und/oder den komparativen Vorteil Ihres Projekts und eine kurze Beschreibung des Teams enthalten. Anhand des Auftrags und des Zwecks der Finanzhilfe können Sie sich in diesem Abschnitt orientieren; achten Sie also darauf, die Schlüsselwörter der Aufforderung anzugeben. Es ist ratsam, diesen Überblick zu schreiben, nachdem Sie alle anderen Abschnitte verfasst haben.
•   Bedarf oder Problemstellung/Hintergrund: Identify the gap (need or problem) that your project aims to address. First, you will have to establish the context or background of the problem by conducting a Literaturüberblick and summarizing the key information that helps to understand the significance of your project. Keep this section informative, clear and concise, but also scientifically sound.
•   Project description/approach/objectives and methodology: Kurz gefasst Beschreiben Sie Ihr Projekt und erläutern Sie Ihre allgemeinen und spezifischen Ziele, die erwarteten Ergebnisse, die Art und Weise, wie Sie diese Ergebnisse erreichen wollen (Arbeitsplan und Methodik), Methoden für die interne oder externe Bewertung und der Zeitplan. In vielen Aufforderungen werden Sie aufgefordert, diese Aspekte in anderen Abschnitten des Vorschlags weiter auszuführen.

Für alle quantitativen Studien, insbesondere solche, die Tiere oder Menschen einbeziehen - wie das Beispiel des Förderantrags für ein neues Medizinprodukt-Statistik will be a key component of the approach/methodology. Within this section, or in a separate one, you will need to explain details about the study subjects (study design, sample size calculation, and subject selection), data collection (type of measurements, type of data and why these data will answer your questions) and Datenanalyse (the questions that you are trying to answer, the variables involved, the procedures and how you will know the answer). Reviewers will carefully assess this part since it will determine the success or failure of the project and the adequate use of resources. Although it is out of the scope of this article to go deeper into the details of statistics for grant applications, in the ‘additional resources’ you can find some references containing further information.

•   Auswirkungen: Erläutern Sie, wie wahrscheinlich es ist, dass das Projekt einen nachhaltigen, starken Einfluss auf das betreffende Forschungsgebiet ausüben wird. Diese Wahrscheinlichkeit hängt unter anderem von der Bedeutung des Projekts, dem Team, dem Innovationsgrad und dem verwendeten Ansatz ab. Einige Agenturen, wie z.B. H2020 Programme, erfordern auch eine Kommunikations-, Verbreitungs- und Verwertungsstrategie (kann ein eigener Abschnitt sein).
•   Haushalt: Sie müssen die von Ihnen beantragte Finanzierung und die Gründe dafür angeben, einschließlich der geschätzten Kosten für alle Materialien, Ausrüstungen, Reisekosten, Personal usw. (siehe die spezifische Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, um die Verwendung der Mittel zu verstehen, da nicht alle Finanzhilfen beispielsweise Personalkosten oder die Vergabe von Unteraufträgen abdecken). In der Regel wird der Finanzplan in formatierten Tabellen vorgelegt.
•   Sonstige Belege: In den meisten Fällen werden Sie gebeten, weitere Unterlagen einzureichen, z. B. ein Anschreiben, Biografien von Mitarbeitern, Unterstützungsschreiben von Dritten, die mit Ihnen zusammenarbeiten oder an Ihrem Projekt interessiert sind, das Studienprotokoll usw.

Unterstützungsschreiben von verbündeten Organisationen oder Gruppen sind eine gute Möglichkeit, Ihren SBIR-Antrag zu differenzieren, ihm Glaubwürdigkeit zu verleihen und sein Kommerzialisierungspotenzial zu unterstützen.

Wenn Sie einen Zuschuss für eine klinische Studie beantragen, müssen Sie eine klinisches Studienprotokoll. Die Hauptelemente des Studienprotokolls, die in der folgenden Tabelle ausführlicher erläutert werden dieser ArtikelDie wichtigsten Bestandteile der Studie sind die Zusammenfassung, die spezifischen Ziele, der Hintergrund und die Bedeutung, die vorläufigen Ergebnisse sowie das Forschungsdesign und die Methoden.

 Tipps zum Verfassen eines erfolgreichen Finanzhilfeantrags 

Für einen erfolgreichen Förderantrag ist nicht nur wichtig, was Sie schreiben (d. h. der Inhalt), sondern auch wie Sie schreiben (d. h. die Form). Ein gut geschriebener Antrag ist zwar keine Garantie für den Erfolg, aber ein schlecht geschriebener Antrag kann Ihre Chancen auf eine Finanzierung schmälern. Im Folgenden finden Sie eine nicht erschöpfende Liste von Ratschlägen, die Ihnen helfen sollen, die "Form" Ihres Finanzhilfeantrags zu verbessern:

• Halten Sie sich strikt an die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen enthaltenen Vorgaben für Formatierung, Schriftart, Zitate, Verwendung von Abbildungen, Seiten- und Wortlimit usw.
• Verwenden Sie nur gut lesbare Schriftarten wie Arial, Times New Roman oder Courier (aber auch hier sollten Sie sich über die spezifischen Richtlinien informieren).
• Verwenden Sie eine angemessene Formatierung, Abstände und Schriftgröße, um das Lesen angenehm zu gestalten (Gutachter sind auch nur Menschen und werden nach dem Lesen einer großen Anzahl von Vorschlägen dankbar sein).
• Schreiben Sie klar und prägnant. Fügen Sie keine Informationen ein, nach denen Sie nicht direkt gefragt werden, vermeiden Sie Ausschweifungen und überlassen Sie die Kreativität der Konzeption des Projekts.
• Vermeiden Sie Fachjargon und definieren Sie Fachbegriffe (die Gutachter sind möglicherweise keine Experten für Ihr spezielles Fachgebiet).
• Fügen Sie unterstützende Referenzen hinzu. Ihr Vorschlag sollte wissenschaftlich streng und fundiert sein, auch wenn Sie nicht im akademischen Bereich arbeiten. Alle wichtigen Informationen sollten jedoch im Vorschlag enthalten sein, da die Gutachter nicht unbedingt mehr Zeit haben, um Informationen aus den Referenzen zu beschaffen. Weitere Informationen zur Durchführung einer systematischen Literaturübersicht und Meta-Analyse finden Sie unter dieser Artikel.
• Überprüfen Sie sorgfältig Grammatik und Rechtschreibung des gesamten Vorschlags. Lesen Sie ihn mehrmals an verschiedenen Tagen, denn Tippfehler sind manchmal leicht zu übersehen. Beauftragen Sie bei Bedarf einen wissenschaftlichen Übersetzer oder einen wissenschaftlichen Lektor.
• Fügen Sie relevante Abbildungen, Schemata und Tabellen ein. Manchmal sagt ein Bild mehr als tausend Worte.
• Tauschen Sie sich mit Ihren Projektmitarbeitern über den Entwurf des Vorschlags aus und stellen Sie sicher, dass alle mit der endgültigen Fassung einverstanden sind, die eingereicht werden soll.
• Lesen Sie die Einreichungsrichtlinien aufmerksam durch und prüfen Sie, ob alle Ihre Unterlagen korrekt sind, bevor Sie sie einreichen.

This article offers a general approach to Zuschusserstellung that is applicable across a range of contexts, but it is out of our scope to provide tailored advice in specific disciplines or topics. In any case, you will need to strictly follow the instructions from the funding agency and the specific call that you are applying to. Our final advice for preparing a proposal is don’t give up, and keep on writing. Use rejection as a means to improve your grant proposal. Good luck!

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Referenzen und zusätzliche Ressourcen

• Das Schreibzentrum der Universität von Wisconsin-Madison. Planung und Verfassen eines Förderantrags: die Grundlagen.
• Samáková J., et al. Buchkapitel: Projektkommunikationsmanagement in Industrieunternehmen (Schritt für Schritt), in Digital Communication Management, edited by Beatriz Peña-Acuña, IntechOpen, 2018.
• Crawley, G. M. und O'Sullivan E. The Grant Writer's Handbook: How to Write a Research Proposal and Succeed. Imperial College Press, 2016. Zlowodzki M, et al. Wie man einen erfolgreichen Finanzhilfeantrag schreibt. Indian J Orthop. 2007 Jan-Mar; 41(1): 23-26.
• Bland JM et al. Statistik-Leitfaden für Antragsteller auf Forschungsförderung. St. George's University of London, 2012.
• Elashoff D. Wie man den Abschnitt "Ansatz" eines Antrags auf Finanzhilfe für R gestaltet. UCLA, Abteilung für Medizin Statistik.
• Fvollständige Liste der SBIR/STTR-Online-Tutorials: https://www.sbir.gov/tutorials
• Stein E., et al. Buchkapitel: SBIR/STTR-Zuschüsse: Anleitung zur Bewerbung in Akademisches Unternehmertum für Medizin- und Gesundheitswissenschaftler. Band 1, Ausgabe 2 Finanzen. Penn Libraries, University of Pennsylvania, 2019.
• Europäische Kommission: EIC Accelerator (KMU-Instrument): wichtige Tipps für Ihre Bewerbung.