7 consigli per proteggere la tua IP mentre lavori con un freelance

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Sette passi per assicurarti di proteggere la tua IP mentre lavori con un freelance o un lavoratore remoto su Kolabtree. 

Lavorare con freelance o lavoratori a distanza sta diventando una tendenza sempre più popolare tra le aziende di tutte le dimensioni. Offre un sacco di vantaggi: risparmiare sui costi, accedere a un pool di rete globale, ottenere un lavoro fatto rapidamente. Tuttavia, una delle maggiori preoccupazioni che le organizzazioni hanno quando lavorano con i freelance/team remoti riguarda la fiducia e la sicurezza. Come posso essere sicuro di condividere dati sensibili con qualcuno che non ho mai incontrato, che non è integrato nella mia azienda come dipendente a tempo pieno? Come posso assicurarmi che le mie informazioni rimangano confidenziali, sicure e protette? 

La fiducia gioca un ruolo chiave in tutte le relazioni di lavoro. Mentre assumi un freelance, è importante che tu sia consapevole dei passi che puoi fare per assicurarti che l'esperienza sia costruita sulla fiducia reciproca per un'esperienza di successo. Ecco alcuni consigli per aiutarti a proteggere la tua IP e collaborare con i freelance con piena fiducia.

1. Ottenere protezione legale per i beni proteggibili

Proteggere le vostre idee, prodotti o altri aspetti del vostro business per mezzo di diritti d'autore, marchi e brevetti è una delle prime cose da tenere a mente quando siete pronti con un nuovo business. Puoi richiedere un brevetto, registrare un disegno, registrare un marchio. Informati sulle leggi dei paesi in cui ti trovi e/o in cui vendi. In alcuni paesi, potresti aver bisogno di richiedere attivamente la protezione del copyright (come l'India), mentre in altri, potresti avere la protezione del copyright per default (come il Regno Unito). Se lavori come accademico o ricercatore, è importante familiarizzare con le politiche IP e se avete delle salvaguardie in atto nel caso in cui decidiate di rivelare dei dettagli in un lavoro pubblicato prima di richiedere un brevetto.

2. Comprendere i termini e le condizioni coinvolte

Assicuratevi di prestare attenzione ai Termini e Condizioni coinvolti quando assumete un freelance. C'è una dichiarazione o una clausola sulla riservatezza e la protezione della proprietà intellettuale? Il proprietario della proprietà intellettuale è chiaramente indicato?

Kolabtree's Termini e condizioni includono una clausola di riservatezza predefinita che protegge l'IP del cliente. Secondo i T&C di Kolabtree:

  • Tu concedi a un freelance un diritto limitato, non esclusivo e revocabile di utilizzare i tuoi materiali al solo scopo di eseguire il lavoro richiesto
  • Lei si riserva tutti i diritti senza limitazione di tutta la Proprietà Intellettuale ed è l'unico ed esclusivo proprietario di tutti i DPI
  • Al completamento del progetto, o come da vostra richiesta scritta, il freelancer restituirà tutti i materiali e distruggerà le copie (ad eccezione della tecnologia di fondo come specificato nel contratto di servizio)

I T&C di Kolabtree possono essere personalizzati dalle grandi imprese che hanno sistemi specifici per integrare i freelance nei loro sistemi come venditori verificati.

3. Firmare accordi personalizzati o NDA

Per una maggiore protezione, è possibile condividere accordi personalizzati per includere qualsiasi termine personalizzato che le vostre organizzazioni potrebbero richiedere ai freelance di aderire. Puoi anche condividere facilmente accordi di non divulgazione che vincolano legalmente il freelance a mantenere la riservatezza su qualsiasi lavoro, idea, materiale o conoscenza che condividi. Puoi condividere gli NDA prima di rivelare i dettagli del tuo progetto su Kolabtree, dopo di che puoi andare avanti e discutere la portata del lavoro.

4. Mantieni il tuo progetto privato

Kolabtree ti permette di mantenere il tuo progetto pubblico o privato. Se mantieni il tuo progetto pubblico, tutti i freelance connessi potranno vedere i dettagli del tuo progetto e inviarti proposte. La descrizione completa del tuo progetto non viene mai mostrata pubblicamente sul web o nei risultati di ricerca di Google.

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Se mantieni il tuo progetto privato, solo i freelance che scegli di invitare personalmente possono vedere i dettagli del tuo progetto e inviarti proposte. Hai sempre il pieno controllo sulle impostazioni della privacy del tuo progetto e puoi limitare la visibilità dei dettagli. Puoi anche richiedere l'aiuto del team di supporto di Kolabtree per invitare i migliori freelance, le cui competenze corrispondono ai tuoi requisiti.

5. Categorizzate i vostri progetti per livello di rischio

Il livello di rischio varia in base al progetto, all'industria e al tipo di lavoro che state cercando di fare. Per esempio, la condivisione di informazioni sulla ricetta di un prodotto alimentare potrebbe avere un livello di rischio inferiore rispetto alla condivisione di dati con informazioni di identificazione personale. Capire i rischi in anticipo può aiutarvi a prendere provvedimenti per mitigarli. Suddividere progetti grandi e complessi in progetti più piccoli può anche aiutarvi a valutare il rischio in ogni fase ed elencare le misure di sicurezza specifiche che potreste aver bisogno di prendere.

6. Proteggi i tuoi file

Quando condividi file e collabori con freelance online, assicurati di prendere questi semplici passi per proteggere i tuoi dati.

  • Evita il più possibile di condividere informazioni di identificazione personale prima di caricare i dati. Assicurati di condividere solo i dati di cui il freelance ha assolutamente bisogno per lavorare al tuo progetto.
  • Make sure assistenza sanitaria data is compliant with security and safety requirements, such as HIPAA
  • Durante la condivisione dei file, cercate di utilizzare metodi di protezione con password, come quello offerto da Adobe per i PDF
  • Dare accesso limitato ai documenti dando permessi specifici all'utente come quelli offerti da Google Docs o Dropbox

7. Conosci il tuo freelance

Per una collaborazione di successo, devi essere in grado di fidarti completamente della persona con cui stai lavorando. Anche se i freelance di Kolabtree sono selezionati manualmente, puoi anche verificare la loro autenticità e il loro livello di competenza facendo i seguenti passi:

Controlla le valutazioni precedenti dei clienti mentre scegli un freelance

  • Visita la loro pagina ufficiale in un'istituzione accademica o università, se sono in una posizione di postdoc, ricerca o insegnamento
  • Visita il loro profilo LinkedIn
  • Cerca profili alternativi online, come quelli su Research Gate o Github
  • Controlla la loro lista di pubblicazioni sul loro profilo Kolabtree, che è auto-sincronizzato con Orcid
  • Cerca le valutazioni e i commenti dei clienti precedenti su Kolabtree

Gli esperti di Kolabtree sono selezionati manualmente e aderiscono ai più alti livelli di integrità. Molti di loro hanno conseguito dottorati di ricerca presso istituzioni come l'Università di Cambridge, il MIT, l'Università di Harvard, l'Università di Oxford e altre. Essendo essi stessi accademici, scienziati ed esperti dell'industria, sono particolarmente attenti alla sensibilità delle informazioni. Ti incoraggiamo a fissare delle chiamate e a intervistare i freelance prima di effettuare un'assunzione.

Pronto ad assumere un freelance? Pubblica il tuo progetto gratuitamente su Kolabtree e ottenere preventivi da esperti.


Disclaimer: Questo articolo non copre tutte le questioni legali e non intende sostituire la consulenza legale. Si prega di consultare un consulente legale in caso di dubbi. 


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L'autore

Ramya Sriram gestisce i contenuti digitali e le comunicazioni di Kolabtree (kolabtree.com), la più grande piattaforma di freelance per scienziati al mondo. Ha oltre un decennio di esperienza nell'editoria, nella pubblicità e nella creazione di contenuti digitali.

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