4 modi per tenere insieme un team remoto

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Il lavoro a distanza sta diventando una scelta popolare sia tra le aziende che tra i dipendenti a causa della ricchezza di benefici che offre. Con un squadra remotaLe aziende sono in grado di attingere a un pool globale di talenti in un modo che è efficace dal punto di vista dei costi, con i dipendenti che godono della flessibilità di lavorare da qualsiasi parte del mondo. Le politiche di lavoro da casa sono sempre più implementate nelle organizzazioni grandi e piccole. Si pensa anche che il lavoro a distanza migliori la produttività: secondo uno studio del 2016 di TINYpulse, il 91% per cento dei lavoratori americani ritiene di essere più bravo a fare le cose quando lavora da casa che in ufficio.

La tecnologia ha reso possibile alle imprese di operare interamente in remoto, attraverso i fusi orari. Alcune aziende che hanno fatto funzionare con successo questo modello sono Basecamp e Buffer. Piattaforme di freelance come Kolabtree aiutare le aziende ad accedere e lavorare con esperti freelance provenienti da istituzioni di tutto il mondo. I talenti e le competenze non sono più limitati da linee su una mappa.

Tuttavia, il lavoro a distanza comporta una serie di sfide. Tenere insieme un team remoto è facile quando si è in un ufficio fisico, ma tenere insieme un team remoto è un altro tipo di sfida. Senza protocolli di comunicazione in atto, ci può essere una rottura delle relazioni e del coordinamento all'interno e tra i team distribuiti. 

Che si tratti di un ufficio tradizionale o di un set up virtuale, un posto di lavoro impegnato e positivo è essenziale per il funzionamento efficace di un business. Ecco alcuni consigli per tenere insieme un team remoto e collaborare efficacemente.  

1. Sfruttare al massimo gli strumenti di comunicazione 

La comunicazione e le interruzioni che avvengono di default in uno spazio d'ufficio sono notevolmente assenti in un set up remoto. Molti lavoratori a distanza, incoraggiati da questo nuovo silenzio, si tuffano direttamente nel lavoro e lavorano per lunghi periodi di tempo senza interruzioni. Mentre questo può aumentare significativamente la produttività, è anche importante ricordare che nessuno può lavorare in isolamento. Alcuni semplici metodi possono migliorare la comunicazione:  

Allocare del tempo per le chiamate di recupero: Mettere da parte un po' di tempo al giorno per comunicare con i colleghi dovrebbe essere una priorità. Le riunioni settimanali e mensili aiutano i team a discutere l'agenda della settimana e del mese, a fissare gli obiettivi e ad assicurarsi di essere sulla stessa pagina per quanto riguarda le consegne e le scadenze. 

Non rifuggire dalla tecnologia: Strumenti come Slack permettono ai membri del team di accedere rapidamente ai colleghi e tenere gli altri nel giro, minimizzando i conflitti. Software di videoconferenza come Zoom e Google Hangouts rendono facile lo svolgimento di riunioni ufficiali, conversazioni faccia a faccia, feste di compleanno e persino feste virtuali. 

Fai uno sforzo in più: Lavorare a distanza significa che l'altra persona non può vedere le vostre espressioni facciali o il linguaggio del corpo per tutto il tempo. Questo richiede uno sforzo in più per esprimersi chiaramente e verbalmente per evitare malintesi.  

Avere conversazioni da watercooler: Le chiacchierate casuali del tipo "com'è andato il weekend" sono a volte completamente dimenticate nei team remoti. Tuttavia, è essenziale per i dipendenti avere uno spazio per le conversazioni di watercooler, in quanto sono spesso queste chiacchiere che aiutano i compagni di squadra a legare e costruire relazioni migliori. 

Molte aziende assumono anche lavoratori remoti su base freelance per riempire i vuoti di risorse, scalare o ottenere un lavoro fatto, su richiesta. La fiducia gioca un ruolo cruciale in queste relazioni: il reclutatore deve potersi fidare del freelance e viceversa. Piattaforme freelance come Kolabtree aiutano a rendere queste collaborazioni più facili, verificando l'identità di entrambe le parti, aiutandole a connettersi e fornendo la sicurezza dei pagamenti. 

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2. Collaborare efficacemente 

Riunioni, pranzi e cene di squadra, notti intere, rompighiaccio, presentazioni alla lavagna - queste sono alcune delle cose che uniscono i team. Replicare queste attività in un team distribuito - e ci troviamo di fronte a una nuova serie di sfide. Sfruttare la potenza degli strumenti collaborativi e del software aiuta i team a rimanere in sincronia tra loro. 

Utilizzare strumenti di collaborazione: App come Basecamp, Trello, JIRA e persino Google Docs aiutano ad assegnare compiti, tenerne traccia, impostare scadenze, condividere file e lavorare insieme in modo efficace. 

Incoraggiare la partecipazione: Le conference call possono incoraggiare le discussioni, avviare sessioni di brainstorming e risolvere rapidamente i conflitti. Ma le lunghe riunioni possono anche portare a sognare ad occhi aperti (e non ad ascoltare attivamente!). Fare domande, rispettare il tempo di tutti e prendere il feedback aiuta a garantire che tutti partecipino a una chiamata e ne traggano dei vantaggi significativi. 

Fate attenzione ai fusi orari: Uno dei vantaggi di avere team distribuiti è quello di poter lavorare attraverso i fusi orari. Questo assicura che i clienti abbiano sempre qualcuno a cui rivolgersi. All'interno di un team, aiuta avere una certa sovrapposizione di fusi orari in modo che tutti possano incontrarsi almeno un paio di volte a settimana. 

3. Incontrare di persona 

Anche se i vantaggi di un team distribuito sono molti, le riunioni e le interazioni di persona aiutano i membri del team a legare veramente e a capire le personalità degli altri - senza dover avere uno schermo tra di loro. Molti team si incontrano almeno una volta all'anno. Anche le attività e gli eventi di team-building aiutano a tenere insieme i team remoti, dando loro la possibilità di interagire e impegnarsi l'uno con l'altro al di fuori di un ambiente di lavoro. Questi incontri accelerano la transizione tra i compagni di squadra da colleghi ad amici, aiutandoli a connettersi a livello personale. 

4. Trovare modi per migliorare la produttività 

Non tutti i lavoratori a distanza hanno lo stesso stile di lavoro. Mentre alcuni preferiscono stare nel comfort della propria casa, altri preferiscono usare spazi di co-working. Ci vuole un po' di sperimentazione per trovare ciò che funziona meglio per te. Lavorare da casa può essere isolante per molti. Fare delle pause regolari durante il giorno e cambiare scena aiuta a rompere la monotonia. Qualcosa di semplice come vestirsi per il lavoro (anche se si potrebbe avere solo bisogno di camminare dal letto al tavolo) può fare una grande differenza. Mantenersi ispirati è la chiave per poter essere una parte positiva e motivata di una squadra.

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Un efficace lavoro a distanza si riduce alle 3 C: Connettersi, comunicare e collaborare. Finché queste tre cose sono in atto, ci sono tutte le ragioni per cui i lavoratori a distanza costruiscono relazioni durature con colleghi e clienti, e sono anche più produttivi ed efficienti dei lavoratori in ufficio. I manager possono assicurarsi che le tre C siano soddisfatte per aiutare a tenere insieme il loro team remoto. 

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L'autore

Ramya Sriram gestisce i contenuti digitali e le comunicazioni di Kolabtree (kolabtree.com), la più grande piattaforma di freelance per scienziati al mondo. Ha oltre un decennio di esperienza nell'editoria, nella pubblicità e nella creazione di contenuti digitali.

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