Mise en œuvre du DSE : 10 étapes pour réussir

Heidi West, rédacteur médicalfournit des conseils utiles sur la mise en œuvre réussie des dossiers de santé électroniques (DSE).

Avant de pouvoir mettre en œuvre un dossier de santé électronique, vous devez savoir ce qu'est un DSE et pourquoi vous en avez besoin. Quels sont les résultats sur le plan financier, sur la qualité des patients et sur la satisfaction du personnel ? 

Les DSE : Faire la recherche 

Une personne au sein d'un établissement clinique doit être désignée pour effectuer les recherches préliminaires sur le DSE. Il y a des questions sur lesquelles vous pouvez baser votre recherche :

• Y a-t-il une différence entre un DSE et un DME ?
• L'utilisation des DSE plutôt que du papier présente-t-elle un risque pour la sécurité ?
• Do EHRs have the capability of streamlining the soins de santé industry?
• Comment vos cliniciens peuvent-ils utiliser les données pour travailler plus intelligemment et non plus difficilement ?
• Au-delà du DSE, votre établissement est-il prêt à prendre part à la transformation numérique ?
• L'interopérabilité du DSE est-elle vraiment le plus grand défi ?
  • Préparation de votre nouveau système : Vous devez commencer à vous préparer à cette formidable transition bien à l'avance. Votre travail de fond vous aidera à identifier les besoins et les difficultés potentielles.
  • Commencez à planifier la formation et la mise en œuvre de votre système après avoir établi votre liste de systèmes les plus intéressants pour vous. Passez en revue les notes de démonstration, les processus de pratique du flux de travail et définissez les exigences nécessaires à un flux de travail fonctionnel et technique sans faille.

Voici quelques questions que vous pouvez vous poser à ce stade :

• • • Si une infrastructure de DSE est basée sur l'informatique dématérialisée, est-elle plus avantageuse ?
    • L'exploitation de DSE client-serveur entraîne-t-elle des coûts cachés ?
    • À l'aide d'une liste de contrôle, notez chaque étape et chaque mesure à prendre et déléguez les responsabilités aux autres membres du personnel. 

Tout changement, dans quelque secteur que ce soit, comporte une courbe d'apprentissage. Assurez-vous que votre plan est solide afin d'épargner plusieurs heures de stress à tous les membres de votre équipe. 

Étapes de la constitution de votre équipe de mise en œuvre du DSE

Pour mettre en œuvre les DSE, vous aurez besoin d'une équipe puissante composée des personnes les plus brillantes et les plus passionnées de votre personnel. Confiants dans leurs connaissances, les membres de cette équipe peuvent être des médecins, des infirmières, des infirmières auxiliaires et du personnel administratif. Votre équipe sera le groupe qui adhère au système et qui va vivre avec. Ils seront motivés et passionnés. Ils aideront à enthousiasmer le reste du personnel pour le nouveau système et leur enseigneront les compétences du DSE. Ils seront les messagers qui identifieront les complexités potentielles et aideront à trouver des solutions. 

1. Qui doit faire partie de l'équipe ?

Il y a trois rôles inestimables que vous devez considérer pour votre équipe :

• Lead Super User : Le superutilisateur principal est l'expert interne du DSE. Cette personne s'occupera de la création des modèles et du développement des flux de travail. Il peut avoir la responsabilité supplémentaire de créer des procédures d'exploitation standard pour le moment où les problèmes des utilisateurs devront être résolus (ce qui arrivera effectivement).
• Médecin principal : Le rôle du médecin principal est de guider tous les membres de l'organisation/de l'établissement/de la clinique dans la mise en œuvre du DSE en leur faisant comprendre le lien entre les utilisateurs de première ligne du système et le personnel technique. Le clinicien idéal serait une personne qui connaît déjà la technologie et qui est ouverte aux nouveaux processus et aux changements.
• Chef de projet : Le gestionnaire de projet sera la personne-ressource clé et maintiendra la communication entre le fournisseur/concepteur du DSE et le personnel de l'établissement. Cette personne veillera à ce que le personnel se concentre sur les délais de mise en œuvre tout en suivant les progrès et en résolvant les problèmes des utilisateurs. 

2. Préparation du logiciel

Lorsque vous mettez en œuvre votre DSE, vous devez vous assurer que les mesures de sécurité sont respectées avant tout, afin de ne pas violer les lois HIPPA. Effectuer un Évaluation des risques HIPAA est conseillé. En outre, travaillez avec votre professionnel de l'informatique pour vous assurer que le logiciel que vous avez choisi est entièrement conforme. 

3. Détermination des besoins en matériel

Quel que soit votre choix en matière de matériel, il aura un impact significatif sur le temps de votre personnel et sur le budget de l'établissement. Certains établissements donnent à chaque membre du personnel une tablette ou un ordinateur portable afin de ne pas perdre de temps à se connecter et se déconnecter des ordinateurs entre chaque interaction avec les patients. Votre pro de l'informatique peut vous aider à trouver l'équipement dont vous avez besoin de manière rentable. Votre pro peut installer les appareils et effectuer le dépannage pour soulager le personnel. 

4. L'aménagement de la chambre du patient est important

Le programme de DSE nécessitera la saisie de données. La disposition de la pièce peut donc avoir un impact important sur les éléments suivants la façon dont le patient ressent l'engagement et si la configuration est satisfaisante. Si le personnel clinique n'est pas en face du patient pendant la saisie des données, le patient peut avoir l'impression d'être ignoré ou exclu. Combattez ce problème en installant un bureau en demi-cercle dans les chambres ou utilisez des chariots mobiles afin que le patient soit vu et puisse se sentir en paix avec les soins qu'il reçoit. 

5. Transfert de données

Lorsque votre matériel et vos logiciels sont prêts pour l'étape suivante, il est temps de mettre en œuvre le DSE. Le transfert des données fait de cette transition une réalité. Déterminez comment se fera la migration des données de votre ancien système vers votre nouveau DSE. Vous pouvez le faire de plusieurs façons. Le personnel actuel de l'établissement peut être chargé de cette tâche ou vous pouvez embaucher du personnel temporaire pour télécharger vos données dans le DSE. Pour vous assurer que des données essentielles ne sont pas oubliées lors de la migration, une liste de contrôle de l'information à migrer doit être en place et bien comprise. 

6. L'efficacité d'un flux de travail solide sera bénéfique

A un flux de travail solide rendra l'ensemble du processus beaucoup moins stressant pour tout votre personnel. Les flux de travail doivent être établis avant la mise en œuvre du DSE. Si le flux de travail n'est pas efficace, les problèmes qui surviendront au cours du processus de mise en œuvre ne feront que s'aggraver. 

7. Comment faire face à une panne du DSE

Lorsque vous utilisez une technologie, quelle qu'elle soit, vous devez être prêt à faire face aux inévitables problèmes qui surviennent ici et là. Réfléchissez à tous les problèmes potentiels et élaborez un plan d'action pour guider votre équipe à travers ces problèmes. Que faire en cas de panne de courant ? Et s'il y a un dysfonctionnement à l'échelle du système auquel seul le service informatique peut remédier ? Prévoyez des procédures que le personnel devra suivre si le DSE ne peut être utilisé. 

Le fait de disposer d'un protocole électronique et d'un protocole papier pour le personnel l'aidera à rester calme et confiant lorsqu'il s'agit de traiter les questions suivantes Temps d'arrêt du DSE de manière à faire de la sécurité des patients une priorité. 

8. Créer un programme de formation permanent et le mettre à jour régulièrement

La formation à la mise en œuvre du DSE doit être approfondie pour être considérée comme une réussite. Créez un plan de formation pour l'ensemble du personnel de l'établissement qui " résistera à l'épreuve du temps ". Il doit être aussi évolutif que possible et, pour les parties qui ne le sont pas, il doit être revu pour une mise à jour trimestrielle.

9. Déterminez comment et quand vous allez lancer votre projet

Une fois le plan de mise en œuvre établi, décidez de la date de lancement. Vous pouvez soit le faire en une seule fois, soit le faire par étapes. Un lancement brutal peut être perturbateur. En procédant à un lancement progressif, les perturbations sont plus faciles à gérer. Si possible, réduire le nombre de patients le jour du lancement du DSE facilitera la transition. 

10. Le retour d'information est essentiel à la poursuite du succès

Une fois que vous avez mis en œuvre le DSE avec succès, gardez les lignes de communication ouvertes, tant pour votre personnel que pour vos patients. Les deux côtés de la table sont importants lorsqu'on évalue les niveaux de réussite du nouveau système. Si les patients font partie de votre équipe, le système de DSE sera une amélioration de votre établissement ou de votre clinique déjà phénoménal. 

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Heidi West is a rédacteur médical pour Médecins des plaies Vohraun national wound care physician group. She writes about healthcare and technology in the medical industry.