4 façons de maintenir la cohésion d'une équipe à distance

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Le travail à distance devient un choix populaire parmi les entreprises et les employés en raison des nombreux avantages qu'il offre. Avec un équipe distanteAvec le télétravail, les entreprises sont en mesure de puiser dans un réservoir mondial de talents d'une manière rentable, les employés bénéficiant de la flexibilité de travailler de n'importe où dans le monde. Les politiques de travail à domicile sont de plus en plus mises en œuvre dans les organisations, petites et grandes. On pense également que le travail à distance améliore la productivité : selon une étude réalisée en 2016 par TINYpulse, 91% pour cent des travailleurs américains estimaient qu'ils parvenaient mieux à faire les choses lorsqu'ils travaillaient à domicile que dans leur bureau.

La technologie a permis aux entreprises de fonctionner entièrement à distanceà travers les fuseaux horaires. Parmi les entreprises qui ont réussi à faire fonctionner ce modèle, citons Basecamp et Buffer. Les plateformes de freelancing comme Kolabtree aident les entreprises à accéder aux experts indépendants des institutions du monde entier et à travailler avec eux. Le talent et l'expertise ne sont plus limités par des lignes sur une carte.

Cependant, le travail à distance s'accompagne de son propre lot de défis. Il est facile de maintenir la cohésion d'une équipe à distance lorsqu'elle se trouve dans un bureau physique, mais maintenir la cohésion d'une équipe à distance est un autre type de défi. En l'absence de protocoles de communication, il peut y avoir une rupture des relations et de la coordination au sein des équipes distribuées et entre elles. 

Qu'il s'agisse d'un bureau traditionnel ou d'une installation virtuelle, un lieu de travail engagé et positif est essentiel au bon fonctionnement d'une entreprise. Voici quelques conseils pour assurer la cohésion et la collaboration efficace d'une équipe à distance.  

1. Tirer le meilleur parti des outils de communication 

La communication et les interruptions qui ont lieu par défaut dans un bureau sont manifestement absentes dans une installation à distance. De nombreux travailleurs à distance, encouragés par ce nouveau silence, se plongent directement dans le travail et travaillent pendant de longues périodes sans interruption. Si cela peut améliorer considérablement la productivité, il est également important de se rappeler que personne ne peut travailler dans l'isolement. Certaines méthodes simples peuvent améliorer la communication :  

Prévoyez du temps pour les appels de rattrapage : Réserver un certain temps par jour pour communiquer avec ses collègues devrait être une priorité. Les réunions hebdomadaires et mensuelles permettent aux équipes de discuter du programme de la semaine et du mois, de fixer des objectifs et de s'assurer qu'elles sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les produits à livrer et les délais. 

N'ayez pas peur de la technologie : Des outils comme Slack permettent aux membres de l'équipe d'accéder rapidement à leurs collègues et de les tenir au courant, tout en minimisant les conflits. Les logiciels de vidéoconférence comme Zoom et Google Hangouts facilitent la tenue de réunions officielles, de conversations en face à face, de célébrations d'anniversaire et même de fêtes virtuelles. 

Faites l'effort supplémentaire : Travailler à distance signifie que l'autre personne ne peut pas voir vos expressions faciales ou votre langage corporel en permanence. Cela vous oblige à faire un effort supplémentaire pour vous exprimer clairement et verbalement afin d'éviter les malentendus.  

Ayez des conversations de type "watercooler" : Les discussions occasionnelles sur le thème "Comment s'est passé votre week-end" sont parfois complètement oubliées dans les équipes distantes. Pourtant, il est essentiel que les employés disposent d'un espace pour les conversations autour de la fontaine, car ce sont souvent ces discussions qui permettent aux coéquipiers de se rapprocher et d'établir de meilleures relations. 

De nombreuses entreprises engagent également des travailleurs à distance sur une base indépendante pour combler les lacunes en matière de ressources, augmenter la taille de l'entreprise ou effectuer un travail à la demande. La confiance joue un rôle crucial dans ces relations - le recruteur doit pouvoir faire confiance au freelance, et vice versa. Les plateformes de freelance telles que Kolabtree contribuent à faciliter ces collaborations, en vérifiant l'identité des deux parties, en les aidant à se connecter et en assurant la sécurité des paiements. 

2. Collaborer efficacement 

Réunions, déjeuners et dîners d'équipe, nuits blanches, brise-glace, présentations sur tableau blanc - voilà quelques-unes des choses qui rassemblent les équipes. Reproduisez ces activités dans une équipe distribuée et vous serez confronté à de nouveaux défis. Exploiter la puissance des outils et des logiciels de collaboration aide les équipes à rester en phase les unes avec les autres. 

Utilisez des outils de collaboration : Des applications telles que Basecamp, Trello, JIRA et même Google Docs permettent d'assigner des tâches, d'en assurer le suivi, de fixer des échéances, de partager des fichiers et de travailler ensemble efficacement. 

Encouragez la participation : Les conférences téléphoniques peuvent encourager les discussions, lancer des séances de remue-méninges et résoudre rapidement les conflits. Mais les longues réunions peuvent aussi conduire à la rêverie active (et non à l'écoute active !). Poser des questions, respecter le temps de chacun et prendre en compte les commentaires permet de s'assurer que tout le monde participe à l'appel et en retire des éléments significatifs. 

Soyez attentif aux fuseaux horaires : L'un des avantages des équipes distribuées est qu'elles peuvent travailler sur plusieurs fuseaux horaires. Ainsi, les clients ont toujours quelqu'un à contacter. Au sein d'une équipe, il est utile d'avoir un certain chevauchement des fuseaux horaires afin que tout le monde puisse se rencontrer au moins plusieurs fois par semaine. 

3. Se rencontrer en personne 

Bien que les avantages d'une équipe distribuée soient nombreux, les réunions et les interactions en personne aident les membres de l'équipe à se rapprocher et à comprendre la personnalité de chacun, sans qu'un écran les sépare. De nombreuses équipes se réunissent au moins une fois par an. Les activités et événements de renforcement de l'esprit d'équipe contribuent également à maintenir la cohésion des équipes distantes, en leur donnant l'occasion d'interagir et de s'engager les uns envers les autres en dehors d'un environnement de travail. Ces réunions accélèrent la transition entre les coéquipiers, qui passent du statut de collègues à celui d'amis, en les aidant à se rapprocher sur un plan personnel. 

4. Trouver des moyens d'améliorer la productivité 

Tous les travailleurs à distance n'ont pas le même style de travail. Alors que certains préfèrent être dans le confort de leur maison, d'autres préfèrent utiliser des espaces de co-working. Il faut faire quelques essais pour trouver ce qui vous convient le mieux. Le travail à domicile peut être source d'isolement pour beaucoup. Faire des pauses régulières tout au long de la journée et changer de décor permet de rompre la monotonie. Une chose aussi simple que de s'habiller pour le travail (même si vous n'avez besoin que de marcher du lit à la table) peut faire une grande différence. Il est essentiel de rester inspiré pour pouvoir être un membre positif et motivé de l'équipe.

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Le travail à distance efficace se résume aux 3 C : Connectez-vous, communiquez et collaborez. Tant que ces trois éléments sont en place, les travailleurs à distance ont toutes les raisons de nouer des relations durables avec leurs collègues et leurs clients, et d'être plus productifs et efficaces que les travailleurs en poste. Les managers peuvent s'assurer que les trois C sont respectés pour aider à maintenir la cohésion de leur équipe à distance. 

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À propos de l'auteur

Ramya Sriram gère le contenu numérique et la communication chez Kolabtree (kolabtree.com), la plus grande plateforme de freelancing pour scientifiques au monde. Elle a plus de dix ans d'expérience dans l'édition, la publicité et la création de contenu numérique.

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