Cómo escribir una propuesta de subvención ganadora: Una guía de expertos

0

En este artículo redactor médico autónomo para Kolabtree Laura Moro-MartinEl Dr. G. B., MSc, PhD, ofrece consejos para redactar una propuesta de subvención con éxito, centrándose específicamente en el SBIR de los NIH.  

Escribir una propuesta de subvención puede parecer una tarea colosal y desalentadora. No cabe duda de que la competencia es extrema y las tasas de éxito de las subvenciones son bajas hoy en día. Aunque no podemos asegurarle que obtendrá la financiación, este artículo pretende ofrecer algunas ideas generales y algunos consejos -utilizando como ejemplo una propuesta de subvención para un nuevo dispositivo médico- que pueden facilitarle la redacción y aumentar las posibilidades de que su proyecto sea seleccionado.

Antes de empezar a escribir su propuesta de subvenciónEn el caso de la educación, hay unos cuantos "ingredientes" clave que hay que tener en cuenta:

1. Encontrar una convocatoria de propuestas

Txiste un amplio abanico de organismos de financiación y oportunidades en función de su campo de trabajo, país y tipo de organización. Debe identificar la convocatoria que más se adecue a la necesidad o el problema que su proyecto pretende abordar, y comprobar cuidadosamente que su equipo cumple todos los requisitos de elegibilidad y admisibilidad. Identifique la palabras clave de la convocatoria, que también deberá mencionar varias veces a lo largo de su propuesta. Para tener información actualizada sobre las propuestas abiertas, deberá estar atento a las páginas web, las redes sociales y/o los boletines de las agencias de financiación, y compartir esta información con sus colegas y colaboradores.

Programa de Investigación para la Innovación en la Pequeña Empresa (SBIR) de los NIH

Como ejemplo, supongamos que usted es una empresa de nueva creación con sede en los Estados Unidos, una pequeña empresa de I+D o una pequeña empresa manufacturera con un departamento de I+D que está tratando de comercializar una tecnología biomédica innovadora, por ejemplo, un nuevo dispositivo médico. Puede estar interesado en solicitar financiación del Programa de Investigación para la Innovación en la Pequeña Empresa (SBIR) de los Institutos Nacionales de Salud (NIH) de los Estados Unidos. El SBIR es un programa de tres fases que financia la Fase 1 para el desarrollo de conceptos (viabilidad) y la Fase 2 para el desarrollo de prototipos, pero no la Fase 3 (comercialización). Se pueden encontrar ejemplos de solicitudes exitosas de la Fase 1 y la Fase 2 del SBIR del Instituto Nacional de Alergias y Enfermedades Infecciosas (NIAID) en este enlace.

Existe un programa de alguna manera "equivalente" para las pequeñas y medianas empresas (PYME) establecidas en un Estado miembro de la UE o en un país asociado a Horizonte 2020 (H2020), denominado Consejo Europeo de Innovación (EIC) piloto (antes conocido como Instrumento PYME). En el caso de la investigación y la innovación en fase inicial, los proyectos pueden solicitar financiación de Piloto EIC Pathfinder. El Piloto del Acelerador EIC se basa en la Fase 2 del Instrumento para las PYME y ofrece apoyo sólo en forma de subvención, así como en forma de financiación mixta (combinando subvención y capital). Además de presentar su propuesta de subvención, si es seleccionado se le invitará a Bruselas para presentarla ante un jurado, por lo que también tendrá que preparar sus habilidades de orador. Puede encontrar más información sobre cómo preparar su propuesta para este tipo de programas de la UE aquí. Puede descargarse una plantilla de propuesta anotada para la Fase 1 y la Fase 2 del instrumento EIC para PYME aquí.

2. El equipo "adecuado

Una mayoría de Las convocatorias de financiación no aceptan solicitantes individuales, sino que exigen la creación de un consorcio. Muchos organismos que conceden subvenciones están especialmente interesados en fomentar colaboraciones internacionales y multidisciplinares y asociaciones público-privadas que incluyan instituciones académicas, empresas y otras organizaciones. Incluso antes de identificar una convocatoria de propuestas adecuada, tendrá que contar con el equipo "adecuado" de socios con diferentes capacidades, personal, infraestructura y habilidades para realizar las diferentes tareas que su proyecto propone. Tener el equipo "adecuado" significa no sólo encontrar socios que estén interesados en su propuesta, que tengan una sólida reputación o una buena lista de publicaciones, sino también encontrar personas con intereses afines, que colaboren y se comprometan realmente a contribuir al éxito del proyecto. El último problema al que te gustaría enfrentarte es que uno de tus socios en el consorcio no responda a tus correos electrónicos y llamadas telefónicas pidiendo un documento esencial el día antes de la fecha límite. Redactar una propuesta de subvención es una tarea intensa y que requiere mucho tiempo, por lo que tener una buena conexión profesional (y humana) con todos tus colaboradores es siempre un buen punto de partida. Trabajar con un redactor autónomo de subvenciones puede ayudarle a asegurarse de que cuenta con la experiencia y las habilidades adecuadas que pueden ayudarle a conseguir financiación. 

Puede encontrar un tutorial sobre la "creación de un equipo ganador" para el programa SBIR en este enlace.

3. Comunicación eficaz

En un gran consorcio internacional, en el que los socios pueden estar separados por cientos o miles de kilómetros y varios husos horarios, tener una comunicación dinámica y fluida facilitará la preparación de la propuesta. En la mayoría de los casos, la comunicación se basará en el uso de herramientas digitales, como correos electrónicos, videoconferencias o llamadas telefónicas. Afortunadamente, disponemos de muchas alternativas -las "clásicas" Skype, Google Hangouts, Zoom y otras-, por lo que hay que hacer un buen uso de ellas para lograr una comunicación eficaz con todas las partes interesadas.

4. Organización extremadamente metódica

Más pronto que tarde tendrá que lidiar con una inmensa cantidad de documentación que va desde referencias bibliográficas y acuerdos de no divulgación hasta formularios de subvención, protocolos clínicos, anexos y mucho más. Y no sólo eso, sino que tendrá que lidiar con todas las versiones sucesivas que irá creando y modificando varias veces a lo largo del proceso de redacción (incluyendo las infames 'versión1.0', 'v1.2.4', 'v2.3.6.8.5', 'v2.3.6.8.5_final', 'v2.3.6.8.5_final_definitive', etc.). Hay que ser muy metódico -incluso "maniático"- en la gestión de toda la información y documentación, y el uso correcto de las herramientas digitales marcará una gran diferencia. Si tu organización ya utiliza un sistema de gestión documental o de proyectos, puede ser tu aliado. En caso contrario, puede seleccionar las herramientas digitales que mejor se adapten a sus objetivos y a su organización entre la amplia gama de opciones disponibles para la gestión de documentos, tareas o proyectos (algunos ejemplos con diferentes características son Slack, Trello o lunes.com). Es difícil hacer recomendaciones porque la elección es amplia, un poco personal y depende de muchos factores, pero no dude en compartir sus herramientas preferidas en los comentarios a continuación.

5. Planificación temprana y buena gestión del tiempo

La regla general es que "nunca es demasiado pronto para empezar a escribir una propuesta de subvención". Preparar una propuesta de subvención requiere una gran inversión de tiempo y esfuerzo sin garantía de éxito. A menos que su trabajo sea específicamente la redacción de propuestas -y, en ese caso, es posible que tenga que preparar simultáneamente más de una-, tendrá que hacer malabarismos con varias otras tareas al mismo tiempo. Así que cuanto antes empiece a planificar y escribir -preferiblemente unos meses antes de la fecha límite- menos tendrá que apresurarse al final. Una gestión eficaz del tiempo le ayudará a evitar esos días de trabajo nocturno a base de café justo antes de la fecha límite. En muchos casos, sabrá con antelación que se va a abrir una nueva convocatoria, así que aproveche y empiece a trabajar en ella. Estará un paso por delante si el consorcio ya se ha creado. Aunque los requisitos y formularios finales variarán en función de la convocatoria, hay cierta documentación que puede empezar a recopilar y preparar con antelación. Esto incluye, por ejemplo, la descripción de los socios, las referencias de apoyo, el análisis del mercado y los competidores, la aprobación ética, el impacto y la innovación de su propuesta, la organización de los paquetes de trabajo y las tareas, etc. Más adelante podrá adaptar este material a la propuesta concreta. Nuestra última recomendación es que evite presentar su propuesta de subvención el mismo día del plazo. La sobrecarga de la página web, los errores informáticos, la versión incorrecta de uno de los documentos... todo ello puede hacer que pierdas una buena cantidad de tiempo y esfuerzo en una propuesta que ni siquiera sea considerada.

En este enlace puede encontrar un tutorial que le ayudará a "desarrollar un calendario de preparación de propuestas" para el programa SBIR.

6. Una idea/solución innovadora e impactante

Por último, pero no por ello menos importante, tendrá que identificar la necesidad o el problema que su proyecto pretende resolver y que requiere financiación. El objetivo principal de su propuesta de subvención será convencer al organismo de financiación de que su solución es la más adecuada para superar esa necesidad o problema. Los principales criterios que utilizarán los revisores para evaluar su propuesta son su carácter innovador, su impacto o importancia y su viabilidad. Pero habrá otros muchos factores que influirán en la decisión final en función del interés clave de la agencia, por ejemplo, el mérito tecnológico, el potencial de comercialización, el enfoque propuesto, el equipo y las capacidades, la adecuación de la asignación presupuestaria, las instalaciones disponibles, etc.

Haga clic en aquí para un tutorial para "entender los criterios de evaluación de propuestas" del programa SBIR, que incluyen "innovación", "experiencia, cualificaciones e instalaciones", y "potencial comercial y viabilidad". Otros criterios de revisión del SBIR de los NIH son la protección de los seres humanos, la inclusión de mujeres, minorías y niños, los animales vertebrados, los riesgos biológicos, la nueva presentación, la renovación y la revisión.

Elementos de una propuesta de subvención

Hay algunos elementos comunes a la mayoría de las propuestas de subvención, aunque pueden aparecer bajo diferentes epígrafes (tendrá que utilizar el epígrafe exacto mencionado en la convocatoria):

  •   Resumen/abstracto/resumen ejecutivo: Se trata de un resumen de los puntos principales de su propuesta. Debe incluir la necesidad o el problema que está abordando, sus objetivos, los resultados esperados y cómo los logrará, cómo evaluará su proyecto, la importancia y/o la ventaja comparativa de su proyecto, y una breve descripción del equipo. La misión y el propósito de la subvención pueden guiarle en esta sección, así que asegúrese de incluir las palabras clave de la convocatoria. Es aconsejable escribir esta descripción general después de haber redactado todas las demás secciones.
  •   Necesidad o planteamiento del problema/antecedentes: Identifique la carencia (necesidad o problema) que su proyecto pretende abordar. En primer lugar, tendrá que establecer el contexto o los antecedentes del problema realizando una revisión de la literatura y resumiendo la información clave que ayude a comprender la importancia de su proyecto. Esta sección debe ser informativa, clara y concisa, pero también científicamente sólida.
  •   Descripción del proyecto/enfoque/objetivos y metodología: Brevemente Describa su proyecto, explicando sus objetivos generales y específicos, los resultados esperados, cómo logrará esos resultados (plan de trabajo y metodología), los métodos de evaluación interna o externa y el calendario. En muchas convocatorias se le pedirá que desarrolle estos aspectos en otras secciones de la propuesta.

Para cualquier estudio cuantitativo, en particular los que incluyen animales o sujetos humanos -como el ejemplo de la propuesta de subvención para un nuevo dispositivo médico-La estadística será un componente clave del enfoque/metodología. Dentro de esta sección, o en una separada, tendrá que explicar los detalles sobre los sujetos del estudio (diseño del estudio, cálculo del tamaño de la muestra y selección de los sujetos), la recogida de datos (tipo de mediciones, tipo de datos y por qué estos datos responderán a sus preguntas) y el análisis de los datos (las preguntas que intenta responder, las variables implicadas, los procedimientos y cómo sabrá la respuesta). Los revisores evaluarán cuidadosamente esta parte, ya que determinará el éxito o el fracaso del proyecto y el uso adecuado de los recursos. Aunque está fuera del alcance de este artículo profundizar en los detalles de las estadísticas para las solicitudes de subvención, en los "recursos adicionales" puede encontrar algunas referencias que contienen más información.

  •   Impacto: Explique la probabilidad de que el proyecto ejerza una influencia sostenida y poderosa en el campo de la investigación en cuestión. Esta probabilidad depende de su importancia, del equipo, del carácter innovador y del enfoque utilizado, entre otros factores. Algunas agencias, como H2020 programas, también requieren una estrategia de comunicación, difusión y explotación (puede ser una sección aparte).
  •   Presupuesto: Debe detallar la financiación que solicita y los motivos, incluyendo los costes estimados de todos los materiales, equipos, gastos de viaje, personal, etc. (consulte la convocatoria específica para entender el uso de la financiación, ya que no todas las subvenciones cubren, por ejemplo, los gastos de personal o la subcontratación). Normalmente, el presupuesto se presenta en tablas con formato.
  •   Otros documentos justificativos: En la mayoría de los casos se le pedirá que presente documentos de apoyo, como una carta de presentación, biografías del personal, cartas de apoyo de terceros que colaboren con usted o estén interesados en su proyecto, el protocolo del estudio, etc.

Las cartas de apoyo de organizaciones o grupos aliados son una buena manera de diferenciar su propuesta SBIR, proporcionando credibilidad y apoyando su potencial de comercialización.

Si solicita una subvención para un estudio clínico, deberá incluir un protocolo de estudio clínico. Los principales elementos del protocolo de estudio, como se explica con más detalle en este artículoEn la página web de la Fundación, se encuentran el resumen ejecutivo, los objetivos específicos, los antecedentes y la importancia, los resultados preliminares y el diseño y los métodos de la investigación.

 Consejos para redactar una propuesta de subvención con éxito 

Para que una propuesta de subvención tenga éxito, no sólo lo que se escribe (es decir, el contenido), sino también cómo se escribe (es decir, la forma) adquiere gran importancia. Aunque una propuesta bien escrita no puede asegurar el éxito, una mal escrita puede reducir sus posibilidades de obtener financiación. A continuación se ofrece una lista no exhaustiva de consejos para ayudarle a mejorar la "forma" de su propuesta de subvención:

  • Siga estrictamente las directrices de la convocatoria específica en cuanto a formato, fuentes, citas, uso de figuras, límites de páginas y palabras, etc.
  • Utilice sólo fuentes fácilmente legibles como Arial, Times New Roman o Courier (pero, de nuevo, debe comprobar las directrices específicas).
  • Utilice un formato, un espaciado y un tamaño de letra adecuados para que la lectura sea agradable (los revisores también son humanos y lo agradecerán después de leer un gran número de propuestas).
  • Escriba de forma clara y concisa. No incluya información que no se le pida directamente, evite divagar y deje la creatividad para la conceptualización del proyecto.
  • Evite la jerga y defina los términos técnicos (los revisores pueden no ser expertos en su subespecialidad específica).
  • Incluya referencias de apoyo. Su propuesta debe ser científicamente rigurosa y sólida, incluso si trabaja fuera del ámbito académico. Sin embargo, toda la información importante debe proporcionarse dentro de la propuesta, ya que los revisores no tienen necesariamente tiempo extra para obtener información de las referencias. Puede encontrar más información sobre cómo realizar una revisión sistemática de la literatura y un meta-análisis en este artículo.
  • Revisa cuidadosamente la gramática y la ortografía a lo largo de toda la propuesta. Léala varias veces en días diferentes, ya que a veces es fácil pasar por alto las erratas. Si es necesario, contrate a un traductor o editor científico.
  • Incluya figuras, esquemas y tablas relevantes. A veces una imagen vale más que mil palabras.
  • Comparta y discuta el borrador de la propuesta con sus colaboradores en el proyecto, y asegúrese de que todos están de acuerdo con la versión final que se presentará.
  • Lea atentamente las directrices de presentación y compruebe que todos sus documentos son correctos antes de presentarlos.

Este artículo ofrece un enfoque general sobre la redacción de subvenciones que es aplicable en una serie de contextos, pero está fuera de nuestro alcance ofrecer consejos a medida en disciplinas o temas específicos. En cualquier caso, tendrá que seguir estrictamente las instrucciones de la agencia de financiación y la convocatoria específica a la que se presente. Nuestro último consejo para preparar una propuesta es que no se rinda y siga escribiendo. Utilice el rechazo como medio para mejorar su propuesta de subvención. Buena suerte.

Necesidad de contratar a un redactor de subvenciones autónomo o un escritor científico? Consulte directamente a los expertos en Kolabtree. ¡Publica tu proyecto y obtén presupuestos gratis! 

Referencias y recursos adicionales

 


Kolabtree ayuda a las empresas de todo el mundo a contratar expertos bajo demanda. Nuestros freelancers han ayudado a las empresas a publicar artículos de investigación, desarrollar productos, analizar datos y mucho más. Sólo se necesita un minuto para decirnos lo que necesita hacer y obtener presupuestos de expertos de forma gratuita.


Comparte.

Sobre el autor

La Dra. Laura Moro-Martin es una experimentada escritora científica y consultora científica con una sólida formación en investigación sanitaria y biomédica. Tiene más de 10 años de experiencia en biotecnología e investigación biomédica, principalmente en enfermedades infecciosas y cáncer. Es doctora en medicina y tiene un máster en comunicación y periodismo científico. Fue galardonada con una investigación postdoctoral Marie Curie en 2015. Ha sido redactora o asesora científico-médica freelance y puede asesorar en proyectos de redacción de subvenciones y propuestas de proyectos (H2020 y SBIR), noticias digitales, artículos monográficos, edición científica, revisiones sistemáticas, materiales educativos (máster online) y otros.

Dejar una respuesta

Expertos autónomos de confianza, listos para ayudarle con su proyecto


La mayor plataforma mundial de científicos autónomos  

No gracias, no estoy buscando contratar en este momento