7 dicas para proteger seu IP enquanto trabalha com um freelancer

Sete passos para garantir que você proteja seu IP enquanto trabalha com um freelancer ou trabalhador remoto em Kolabtree. 

Trabalhar com freelancers ou trabalhadores à distância está se tornando uma tendência cada vez mais popular entre empresas de todos os tamanhos. Ela oferece uma riqueza de benefícios: economia de custos, acesso a um pool de redes globais, trabalho rápido. Entretanto, uma das maiores preocupações das organizações enquanto trabalham com freelancers/equipas remotas é a confiança e a segurança. Como posso ter confiança em compartilhar dados sensíveis com alguém que nunca conheci, que não está integrado à minha empresa como funcionário em tempo integral? Como posso garantir que minhas informações permaneçam confidenciais, seguras e protegidas? 

A confiança tem um papel fundamental em todas as relações de trabalho. Ao contratar um freelancer, é importante que você esteja ciente das medidas que pode tomar para garantir que a experiência seja construída com base na confiança mútua para uma experiência de sucesso. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a proteger sua PI e colaborar com os freelancers com total confiança.

1. Obter proteção legal para bens passíveis de proteção

Proteger suas idéias, produtos ou outros aspectos de seu negócio por meio de direitos autorais, marcas registradas e patentes é uma das primeiras coisas a ter em mente quando você estiver pronto com um novo negócio. Você pode solicitar uma patente, registrar um desenho, registrar uma marca. Conheça as leis dos países em que você está e/ou está vendendo. Em alguns países, você pode precisar solicitar ativamente a proteção de direitos autorais (como a Índia), enquanto em outros, você pode ter a proteção por padrão (como o Reino Unido). Se você estiver trabalhando como um acadêmico ou pesquisador, é importante familiarizar-se com as políticas de PI e se você tem alguma salvaguarda no caso de optar por divulgar detalhes em trabalhos publicados antes de solicitar uma patente.

2. Entenda os Termos e Condições envolvidos

Certifique-se de prestar atenção aos Termos e Condições envolvidos quando contratar um freelancer. Existe alguma declaração ou cláusula sobre confidencialidade e proteção de PI? O proprietário da Propriedade Intelectual é claramente declarado?

Kolabtree's Termos e Condições incluem uma cláusula de confidencialidade padrão que protege o IP do cliente. De acordo com os T&C da Kolabtree:

• Você concede a um freelancer um direito limitado, não exclusivo e revogável de usar seus materiais exclusivamente com a finalidade de realizar o trabalho necessário
• Você reserva todos os direitos sem limitação a toda Propriedade Intelectual e é o único e exclusivo proprietário de todos os DPI
• Após a conclusão do projeto, ou conforme seu pedido por escrito, o freelancer devolverá todos os materiais e destruirá cópias (exceto a tecnologia de fundo, conforme especificado no contrato de serviço)

Os T&C da Kolabtree podem ser personalizados por grandes empresas que possuem sistemas específicos para integrar os freelancers em seus sistemas como fornecedores verificados.

3. Assinar acordos personalizados ou NDAs

Para proteção adicional, você pode compartilhar acordos personalizados para incluir quaisquer termos personalizados que suas organizações possam exigir que os freelancers adiram. Você também pode facilmente compartilhar Acordos de Não Divulgação que legalmente obrigam o freelancer a manter a confidencialidade sobre qualquer trabalho, idéias, material ou conhecimento que você compartilhe. Você pode compartilhar NDAs antes de divulgar os detalhes de seu projeto na Kolabtree, após o que você pode ir em frente e discutir o escopo do trabalho.

4. Mantenha seu projeto privado

Kolabtree permite que você mantenha seu projeto público ou privado. Se você manter seu projeto Público, todos os freelancers logados poderão visualizar os detalhes de seu projeto e enviar-lhe propostas. A descrição completa de seu projeto nunca é mostrada publicamente na web ou nos resultados de busca do Google.

Se você manter seu projeto privado, somente os freelancers que você escolher pessoalmente para convidar poderão ver os detalhes de seu projeto e enviar-lhe propostas. Você sempre tem controle total sobre as configurações de privacidade de seu projeto e pode restringir a visibilidade dos detalhes. Você também pode solicitar ajuda à equipe de suporte da Kolabtree para convidar os melhores freelancers, cujas habilidades correspondem às suas exigências.

5. Categorize seus projetos por nível de risco

O nível de risco varia de acordo com o projeto, a indústria e o tipo de trabalho que se deseja realizar. Por exemplo, compartilhar informações sobre uma receita de produto alimentar pode ter um nível de risco mais baixo em comparação com o compartilhamento de dados com informações pessoalmente identificáveis. A compreensão antecipada dos riscos pode ajudar você a tomar medidas para mitigá-los. A divisão de projetos grandes e complexos em projetos menores também pode ajudá-lo a avaliar o risco envolvido em cada etapa e listar as medidas de segurança específicas que você pode precisar tomar.

6. Proteja seus arquivos

Quando você compartilhar arquivos e colaborar com freelancers on-line, certifique-se de tomar estas simples medidas para proteger seus dados.

• Evite o máximo possível compartilhar informações pessoalmente identificáveis antes de carregar os dados. Certifique-se de compartilhar apenas os dados que o freelancer absolutamente precisa para trabalhar em seu projeto.
• Make sure saúde data is compliant with security and safety requirements, such as HIPAA
• Ao compartilhar arquivos, tente usar métodos de proteção por senha, como o oferecido por Adobe para PDFs
• Dar acesso restrito a documentos com permissões específicas do usuário, como as oferecidas pelo Google Docs ou Dropbox

7. Conheça seu freelancer

Para uma colaboração bem sucedida, você precisa ser capaz de confiar completamente na pessoa com quem você está trabalhando. Embora os freelancers da Kolabtree sejam selecionados manualmente, você também pode verificar sua autenticidade e nível de especialização tomando as seguintes medidas:

• Visitar sua página oficial em uma instituição acadêmica ou universidade, se estiver em um posto de pós-doutorado, pesquisa ou ensino
• Visite seu perfil no LinkedIn
• Procure perfis alternativos online, como os do Research Gate ou do Github
• Verifique sua lista de publicações em seu perfil Kolabtree, que é auto-sincronizada com Orcid
• Procure avaliações e comentários anteriores de clientes sobre Kolabtree

Os especialistas da Kolabtree são selecionados manualmente e aderem aos mais altos níveis de integridade. Muitos deles possuem PhDs de instituições como a Universidade de Cambridge, MIT, Universidade de Harvard, Universidade de Oxford, e mais. Como acadêmicos, cientistas e especialistas da indústria, eles mesmos são particularmente cuidadosos com a sensibilidade à informação. Encorajamos você a estabelecer ligações e entrevistar os freelancers antes de fazer uma contratação.

Pronto para contratar um freelancer? Publique seu projeto de graça em Kolabtree e obter citações de especialistas.

Aviso: Este artigo não cobre todas as questões legais e não se destina a substituir o aconselhamento jurídico. Favor consultar um consultor jurídico se você tiver alguma preocupação.