Implementazione EHR: 10 passi per il successo

Heidi West, scrittore medico, fornisce consigli utili per implementare con successo le cartelle cliniche elettroniche (EHR).

Prima di implementare una cartella clinica elettronica, dovete sapere cos'è un EHR e perché ne avete bisogno. Quali sono i risultati finanziari, nella qualità del paziente e nella soddisfazione del personale? 

EHRs: Fare la ricerca 

Qualcuno all'interno di un ambiente clinico deve essere la persona designata a fare la ricerca preliminare sulla EHR. Ci sono domande su cui potete basare la vostra ricerca:

• C'è differenza tra un EHR e un EMR?
• C'è un rischio per la sicurezza usando l'EHR piuttosto che la carta?
• Do EHRs have the capability of streamlining the assistenza sanitaria industry?
• Come possono i vostri medici utilizzare i dati per lavorare in modo più intelligente piuttosto che più duro?
• Guardando oltre l'EHR, la tua struttura è pronta a far parte della trasformazione digitale?
• L'interoperabilità dell'EHR è davvero la sfida più grande?
  • Preparazione per il vostro nuovo sistema: Dovete iniziare a prepararvi per questa tremenda transizione molto prima del tempo. Il vostro lavoro di preparazione vi aiuterà a identificare i bisogni e le potenziali difficoltà.
  • Iniziate a pianificare la formazione e l'implementazione del vostro sistema dopo aver stilato la vostra lista dei sistemi che vi interessano di più. Rivedere le note dimostrative, i processi pratici del flusso di lavoro e stabilire i requisiti necessari per un flusso di lavoro funzionale e tecnico impeccabile.

Alcune domande che puoi farti a questo punto sono:

• • • Se un'infrastruttura EHR è basata sul cloud è più vantaggiosa?
    • Ci sono costi nascosti nell'esecuzione di un EHR client-server?
    • Usando una lista di controllo, registrate ogni fase e passo che deve essere fatto e delegate le responsabilità ad altri membri dello staff. 

Qualsiasi cambiamento in qualsiasi settore ha una curva di apprendimento. Assicuratevi che il vostro piano sia solido in modo da risparmiare diverse ore di stress a tutti i membri del vostro team. 

Passi per costruire il tuo team di implementazione dell'EHR

Per implementare l'EHR, avrete bisogno di un team potente composto dalle persone più brillanti e appassionate del vostro staff. Fiduciosi nelle loro conoscenze, i membri di questo team possono essere medici, infermieri, assistenti infermieri e personale amministrativo. Il vostro team sarà il gruppo che è a bordo del sistema e che vivrà con esso. Saranno motivati e appassionati. Assisteranno facendo entusiasmare il resto del personale per il nuovo sistema e insegnando loro le competenze EHR e i messaggeri che identificheranno le potenziali complessità e aiuteranno a trovare soluzioni. 

1. Chi dovrebbe far parte della squadra?

Ci sono tre ruoli inestimabili che devi considerare per la tua squadra:

• Super utente principale: Il superutente principale è l'esperto EHR interno. Questa persona farà la creazione di modelli e svilupperà i flussi di lavoro. Ci può essere un'ulteriore responsabilità per la creazione di procedure operative standard per il tempo che arriva quando i problemi degli utenti devono essere affrontati (e succederà davvero).
• Medico capo: Il ruolo del medico principale è quello di guidare tutti nell'organizzazione/struttura/clinica attraverso l'implementazione dell'EHR, insegnando il collegamento tra gli utenti del sistema in prima linea e lo staff tecnico. Il medico ideale sarebbe qualcuno che è già esperto di tecnologia ed è aperto a nuovi processi e cambiamenti.
• Responsabile del progetto: Il project manager sarà il contatto chiave e manterrà la comunicazione tra il fornitore/progettista EHR e il personale della struttura. Questa persona aiuterà a mantenere il personale concentrato sulle scadenze dell'implementazione mentre segue i progressi e risolve i problemi degli utenti. 

2. Preparazione del software

Quando state implementando il vostro EHR dovete assicurarvi che le misure di sicurezza siano soddisfatte prima di tutto in modo da non violare nessuna legge HIPPA. Eseguire un Valutazione del rischio HIPAA è consigliabile. Inoltre, lavorate con il vostro professionista IT per essere sicuri che il software che avete scelto sia completamente conforme. 

3. Determinazione dei bisogni di hardware

Qualsiasi cosa scegliate per il vostro hardware avrà un impatto significativo sul tempo del vostro staff e sul budget della struttura. Alcune strutture danno a ogni membro del personale un tablet o un computer portatile, in modo che non si passi il tempo a entrare e uscire dai computer tra ogni interazione con i pazienti. Il vostro professionista IT può aiutarvi a trovare l'attrezzatura di cui avete bisogno in modo economico. Il vostro professionista può installare i dispositivi ed eseguire la risoluzione dei problemi per alleviare il peso del personale. 

4. La disposizione della stanza del paziente è importante

Il programma EHR richiederà l'inserimento di dati, quindi la disposizione della stanza può avere un impatto significativo come il paziente si sente ad essere coinvolto e se l'impostazione è soddisfacente. Se il personale clinico non è faccia a faccia con il paziente mentre esegue l'inserimento dei dati, il paziente può avere la sensazione di essere ignorato o bloccato. Combatti questo problema installando una scrivania semicircolare nelle stanze o utilizza carrelli che sono mobili in modo che il paziente sia visto e possa sentirsi in pace con le cure che sta ricevendo. 

5. Trasferimento dati

Quando l'hardware e il software sono pronti per il passo successivo, è il momento dell'implementazione dell'EHR. Il trasferimento dei dati rende questa transizione una realtà. Determinate come sarà effettuata la migrazione dei dati dal vostro sistema precedente al vostro nuovo EHR. Potete farlo in diversi modi. Al personale esistente della struttura può essere assegnato il compito o si può assumere personale temporaneo per caricare i dati nell'EHR. Per garantire che i dati critici non vengano persi nella migrazione, è necessario disporre di una lista di controllo delle informazioni che devono essere migrate. 

6. L'efficienza di un flusso di lavoro solido sarà vantaggioso

A flusso di lavoro solido renderà l'intero processo molto più privo di stress per tutto il vostro staff. I flussi di lavoro dovrebbero essere stabiliti prima dell'implementazione dell'EHR. Quando il flusso di lavoro non è efficiente ci sarà solo un'esacerbazione di qualsiasi problema che sorga durante il processo di implementazione. 

7. Come gestire un'interruzione dell'EHR

Quando si utilizza qualsiasi tipo di tecnologia si deve essere pronti per l'inevitabile intoppo che arriverà qua e là. Fate un brainstorming di tutti i potenziali problemi e formulate un piano di gioco su come guidare il vostro team attraverso di essi. Cosa succede se manca la corrente? E se ci fosse un malfunzionamento dell'intero sistema a cui solo l'IT può porre rimedio? Preparate delle procedure da far seguire al personale se l'EHR non può essere utilizzato. 

Avere un protocollo sia elettronico che cartaceo per il personale li aiuterà a rimanere calmi e sicuri quando si tratta di Tempi di inattività dell'EHR in un modo che mette la sicurezza del paziente come priorità. 

8. Creare un programma di formazione sempreverde e aggiornarlo regolarmente

La formazione per l'implementazione dell'EHR dovrebbe essere estesa per essere considerata di successo. Creare un piano di allenamento per l'intero staff della struttura che "resisterà alla prova del tempo". Deve essere il più possibile evergreen e per le parti che non lo sono, dovrebbero essere riviste per l'aggiornamento trimestralmente.

9. Determinare come e quando lanciare

Una volta che il piano di implementazione è impostato, decidete quando lo lancerete. Si può lanciare tutto in una volta, o si può scegliere di lanciare a incrementi. Lanciare con un botto può essere dirompente. Lanciando in modo incrementale, l'interruzione è più facile da gestire. Se possibile, ridurre il volume dei pazienti il giorno in cui l'EHR sarà attivo aiuterà a facilitare la transizione. 

10. Il feedback è cruciale per il successo continuo

Una volta che avete implementato con successo l'EHR, mantenete le linee di comunicazione aperte sia per il vostro staff che per i vostri pazienti. Entrambi i lati del tavolo sono importanti quando si valutano i livelli di successo del nuovo sistema. Se i pazienti fanno parte della vostra squadra, il sistema EHR sarà un miglioramento della vostra già fenomenale struttura o clinica. 

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Heidi West is a scrittore medico per Vohra Wound Physicians, un'associazione nazionale wound care physician group. She writes about healthcare and technology in the medical industry.