Seis consejos para formar y gestionar un equipo híbrido

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Un equipo híbrido, formado por recursos a tiempo completo combinados con autónomo expertise, might be a fairly new development, but the concept has been in the works for quite a while. Changes, especially within a negocio environment, are a constant, and companies have to be dynamic enough to keep up with continuous changes in order to survive. The pandemia de coronavirus cambió por completo la forma de llevar a cabo los negocios, y a los países no les quedó más remedio que anunciar un cierre total. En una situación tan precaria, la única solución que les quedó a varios sectores fue poner en práctica la tecnología avanzada y crear un lugar de trabajo virtual. 

Un equipo híbrido tiene dos vertientes. En primer lugar, permite a los empleados la flexibilidad de operar desde la oficina, así como desde sus hogares o cualquier otro lugar de su elección. En segundo lugar, permite a la empresa incorporar expertos autónomos para proyectos específicos, junto a estos empleados a tiempo completo. Aunque empezó como una forma de sortear los problemas causados por la pandemia, el economía colaborativa and subsequent ‘work from home’ scenarios have made working in a hybrid team the new norm, with companies starting to realize how efficient and cost-effective it can be. Thus, it is no wonder that, even though we are witnessing enfermedad gradually fading, we aren’t ready to say our goodbyes to the changes it has brought with it just yet. 

Depending on the type of business and industry the company operates under, the respective managements have taken a call in terms of the extent to which they can resume  pre-pandemic ways of carrying out business actividad. Most firms are predominantly bringing the best of both pre and post-pandemic worlds together, i.e., a modelo híbrido equipo/plantilla. Se trata de un modelo en el que la empresa utiliza tanto trabajadores autónomos como recursos a tiempo completo, en el que los empleados trabajan en parte desde casa y en parte desde la oficina durante una semana o un mes. 

Un equipo híbrido es especialmente relevante en el escenario actual, donde trabajo a distancia ha derribado las barreras geográficas, permitiendo a las organizaciones ampliar su reserva de recursos aprovechando los mejores talentos para un trabajo concreto, independientemente de factores como la ubicación y la duración. El creciente número de autónomos, incluso en ámbitos esotéricos como el académico y cienciaha facilitado a estas empresas probar ideas y trabajar en proyectos de vanguardia sin tener que pasar por los complicados procesos de contratación. 

También ofrece una oportunidad para que las empresas construyan el futuro, reuniendo equipos que combinen lo mejor del talento interno con recursos externos y flexibles que puedan complementar la experiencia existente en la empresa y contribuir a proyectos de gran impacto. Al formar un equipo híbrido, es importante reconocer que se necesitan ciertas medidas para facilitar una cultura organizativa racionalizada. Los siguientes consejos ayudarán a las empresas a conseguirlo,

Interacción, compromiso y comunicación del equipo híbrido

Working from home can help employees engage in the more complex aspects of their tasks without any distractions. Co-workers spontaneously engaging in gossip with you, water cooler chats, going for long lunches, taking tea breaks, etc., are some of the shortcomings of working in the office. However, on the flip side, its absence can cause a drastic fall in human interaction altogether and burnout of workers. It can lead to social isolation, which can lead to mental health issues. In fact, the pandemic has been found to increase the stress levels of most people. As per Kaiser Family Foundation, a health policy research organization, 24% de adultos en el Reino Unido se sintieron aislados durante la pandemia. 

¿Cuál es la solución para que sus empleados no se sientan solos mientras trabajan en un equipo híbrido? 

Los empresarios deben hacer lo posible por aumentar la interacción entre los miembros del equipo. Echar un vistazo a la vida de sus trabajadores y que los compañeros se involucren en la vida de los demás puede ayudar al equipo a trabajar de forma más coherente. Como resultado, el trabajo se realiza con más eficacia que nunca. Mantener un contacto constante con sus empleados y su equipo también ayudará a establecer objetivos, expectativas y plazos de forma más realista y clara', Las interacciones y la comunicación constantes desempeñan un papel fundamental para que sus necesidades se atiendan correctamente, especialmente si trabaja con autónomos. Facilitar un compromiso y una comunicación eficaces ayudará al equipo y a los autónomos a obtener una visión estándar de las tareas y el proyecto en cuestión.

Sin embargo, las interacciones personales deben separarse de las puestas al día diarias o semanales sobre los progresos compartidos en relación con el trabajo. 

Cuando se trata de su autónomos, forming a personal relationship within the framework of professionalism is essential for the smooth functioning of the business. Group or one-to-one sessions for simply catching up and checking up on one another can help employees feel like they belong to the firm. This way, employees and freelancers willingly and happily get work done. 

Dado que el modo de trabajo híbrido es un concepto relativamente nuevo, es inevitable que se enfrente a algunos retos. Estos retos pueden traducirse en que el empleado se sienta abandonado y desconectado. Por lo tanto, la interacción, el compromiso y la comunicación regulares pueden garantizar que ningún empleado se sienta a la deriva y se pierda la información crítica. 

Desarrollar la política de vuelta al trabajo en un equipo híbrido

With COVID cases significantly decreasing and the world returning to normalcy with each passing day, some companies are partially opening their offices while others are continuing with the work-from-home policy. In these uncertain times, clarity on a virtual work plan or how a hybrid team operates plays a significant role in being on the same page concerning fulfilling the objective and vision of the company. 

According to a recent study carried out by McKinsey, 40% de las empresas no tenían una política de trabajo híbrido y una estrategia de vuelta al trabajo, mientras que el 28% de las empresas eran vagas al respecto. Esta incertidumbre sobre la estrategia de trabajo híbrido de la empresa ha causado mucho estrés a sus empleados. 

Having a policy in place can bring transparency and help in a smooth transition to the post-pandemic world. Creating a policy for a hybrid team or remote work will lay down the rules on breaks, attendance, provision of equipment, cybersecurity, and the ratio of home-to-office hours, which is relevant if employees are given the option of splitting working from home and office. The employee handbook should also be updated with a hybrid work policy. It is vital that the same is shared through the company’s intra-web, emails, digital workspace, or a cloud-based HR management tool.  

Una política sobre el lugar de trabajo híbrido permitirá al empleado tomar decisiones informadas para lograr un equilibrio entre la vida laboral y la personal, viajar al trabajo, colaborar con sus colegas, realizar reuniones con clientes, etc. Una política ayuda a perfilar adecuadamente las expectativas del empleador y permite a los empleados comprenderlas mejor. 

El primer aspecto que hay que tener en cuenta al formular la política es definir varios parámetros que son importantes para el buen funcionamiento de la empresa. Estas métricas pueden desarrollarse tras una cuidadosa filtración de los indicadores de rendimiento cruciales, que ayudarían al crecimiento de la empresa. Aquí es donde el Principio de Pareto can also be aplicado – Management should ascertain 20% of the most vital tasks contributing to 80% of the company’s growth. 

Una vez determinadas estas métricas, hay que equilibrar de forma óptima los días trabajados desde casa y las horas trabajadas desde la oficina para sacar el máximo partido a cada métrica. Esto es especialmente importante en los modelos híbridos que implican una buena combinación de recursos a tiempo completo, contratistas y trabajadores a domicilio.demanda autónomos a través de redes de expertos o plataformas de talento.

Algunos días, el equipo híbrido necesita reunirse en persona para realizar una lluvia de ideas, creatividad y colaboración. Otros días, simplemente pueden ponerse al día sobre sus progresos. El horario de los días de oficina y de los días de trabajo desde casa se diseñará en función de las tareas y los resultados. Por último, discute el marco con tu equipo y haz iteraciones si es necesario. Aclare cualquier duda y compártala con todo el equipo.  

Política de puertas abiertas en un equipo híbrido

Un estilo de gestión en el que el empleador es accesible, está disponible y es accesible para aclarar y preguntar puede ayudar a los empleados a obtener mejores resultados. En el caso de los autónomos, les permitiría comprender mejor las expectativas y proporcionarlas con la máxima precisión. Si los directivos hacen que sus empleados y autónomos se sientan lo suficientemente cómodos como para acercarse a ellos, se reducirá la repetición de tareas y el tiempo que se tarda en finalizar y cerrar los proyectos. El tiempo y el esfuerzo ahorrados pueden dirigirse a nuevos retos y tareas. 

Pero tener una política de puertas abiertas puede tener sus costes si no se adopta con prudencia. Si se involucra a un directivo en cada pequeño detalle, asunto trivial o revisión, puede resultar contraproducente. Además, como la tecnología hace que todos estemos disponibles en unos pocos clics, la dirección puede verse abrumada. En este caso, una política de puertas abiertas permitirá a los empleados participar en la fijación de objetivos, lo que les ayudará a comprender sus funciones. 

Esto también aumentará su compromiso y satisfacción con el trabajo, y definirá claramente cuándo deben intervenir los directivos, ya que los empleados comprenderán mejor las tareas y las expectativas. Las revisiones y las interacciones constantes entre directivos y empleados contribuirán a mejorar la relación y a aumentar la coordinación. 

Si las conexiones virtuales, las revisiones y las reuniones se planifican y ejecutan implicando a todas las partes, es decir, a los directivos, a los empleados y a los autónomos, esto ayudará a establecer límites y a reducir el agotamiento. Esto también ofrece una oportunidad para el trabajo a la carta autónomos para ser parte activa de la cohorte, y añadir mayor valor a las funciones que están ejecutando. Esto también garantizará que los directivos, los empleados y los autónomos respeten la privacidad de unos y otros y permitan lograr el equilibrio entre la vida laboral y la personal.

Ajustar los parámetros de evaluación

With the onset of the pandemic, businesses faced some initial hiccups, but soon continued with the “the show must go on” attitude by introducing work from home culture. The modern-day understanding that results speak volumes over the number of hours clocked in helped make ‘work from home’ a success. 

La disponibilidad de trabajadores autónomos accesibles desde todo el mundo para realizar el trabajo como parte de un equipo híbrido, adaptado a sus necesidades de forma ad hoc, ayudó aún más a mantener la economía en marcha. Con este nuevo cambio en la forma de hacer las cosas, es necesario que los empresarios cambien el estilo de evaluación para gestionar a sus empleados y autónomos. El estilo de gestión debe adaptarse a sus necesidades para obtener lo mejor del equipo y de los autónomos. 

Some workers require detailed instructions and frequent one-on-one video meetings to perform well. At the same time, only a simple clarity on objectives and deadlines may be needed by others. Some workers would need a constant push and supervision but micromanaging or monitoring them all day will only put unnecessary strain on your energies and would prove to be a waste of time. Some time must be set aside to train and guide such workers to reduce the level of supervision needed eventually. 

A veces puede haber autónomos  dentro de un equipo híbrido que podría no ser capaz de entregar a tiempo o cumplir con los estándares de calidad. En este caso, hay que hacer una evaluación. Puede ser que no haya una buena relación entre el autónomo y el director o el punto de contacto de la empresa. Este problema puede evitarse fácilmente realizando llamadas de presentación entre los autónomos y los miembros del equipo/la empresa para romper el hielo y establecer buenas relaciones entre ambas partes. 

Otra razón podría ser la falta de comunicación y de comprensión de los requisitos. Este problema nunca saldría a la luz si se programaran llamadas periódicas con el autónomo para comprobar el progreso y verificar si el trabajo realizado hasta el momento se ajusta a las expectativas del proyecto. De este modo, los miembros de la empresa pueden aportar más claridad, reducir la microgestión y permitir a los autónomos producir los mejores resultados a su propio ritmo. 

Un factor importante que deben tener en cuenta los gestores es que podría desmotivar a su personal remoto si se prima el número de horas registradas en lugar de los resultados obtenidos. Por lo tanto, los estilos de gestión requerirán pequeños ajustes de vez en cuando para evaluar, guiar e interactuar adecuadamente con su personal remoto y autónomos. 

Flexibilidad

El modelo de equipo híbrido se basa en la flexibilidad. Hacer hincapié en esta flexibilidad permitirá a los trabajadores planificar bien su jornada y su trabajo. Podrán decidir fácilmente si pueden trabajar a primera hora de la mañana, durante el día o durante la noche. 

Hacer que su modelo de trabajo híbrido sea flexible también dará a los empleados muchas opciones. Los equipos y los empleados podrán elegir si quieren trabajar desde la oficina, a distancia, o parcialmente desde la oficina y el hogar. Esta flexibilidad proporcionada por la empresa hace que el entorno y la cultura de trabajo sean muy propicios para el rendimiento de los empleados. Esto aumentará la productividad, la eficiencia y la calidad de los resultados producidos por ellos.

This new working structure undoubtedly brings flexibility but also has to undergo changes if and when required. Managers and organizations might have to experiment with different types of hybrid work models to see which one fits the best for them and their employees. For example, working out of the office can be fixed on a periodic basis, like twice in a week or thrice in a month. Or it can be decided on the basis of tasks teams and employees have that would require the use of office space. It can also be kept open to teams, departments, and employees to use it whenever they need it without any rigid rules showing to the office on fixed days. 

Se puede concebir un modelo de trabajo híbrido en función del modelo de trabajo, del modelo de negocio y de las tareas a realizar. A veces, ciertos tipos de tareas y proyectos son de naturaleza ad hoc, en cuyo caso sería prudente contratar autónomos en lugar de fijar el modelo de trabajo en torno a los empleados y la nueva tarea/proyecto. Esto ayudará a que los empleados se centren profundamente en la tarea en cuestión y también reducirá la carga de los directivos de cambiar de nuevo el modelo de trabajo híbrido para adaptarse a una nueva tarea. Los freelancers aportan su experiencia y su perspectiva de alta resolución al campo específico, lo que los convierte en una opción lucrativa de contratación para proyectos y tareas de duración limitada y en función de las necesidades. Esto facilitará a la dirección y a los empleados la realización de trabajo adicional y sacudirá un sistema bien establecido de trabajo híbrido y experimentos simples innecesariamente debido a la aparición de una tarea ad hoc. 

 Cambio en la estrategia de contratación 

La primera ola de la pandemia ha marcado el cambio hacia el trabajo a distancia, los modelos de equipos híbridos y el trabajo desde casa, convirtiéndose en las nuevas normas del funcionamiento de las industrias a partir de ahora. Por lo tanto, la política de contratación también necesita un cambio. El modelo de trabajo híbrido reduce la supervisión y el tiempo dedicado a la formación y el desarrollo de las nuevas contrataciones. Una forma de resolver esta cuestión es que los empresarios adopten estrategias y políticas de contratación para contratar a candidatos motivados, orientados a objetivos y/o que, idealmente, tengan experiencia en el trabajo a distancia. 

The roles should be well defined, and the recruitment team should have a clear understanding of them. This will help the recruitment team to filter out irrelevant applicants. With a virtual workplace, new hires would find it difficult to orient themselves to the culture and expectations of the firm. Thus, it is also crucial for the hiring team to clearly communicate role descriptions to the candidates, which would ensure that potential hires have clarity on expectations from the job. 

Esto también garantiza que sólo candidatos que tengan las aptitudes deseadas se consideren para puestos a distancia. La política de contratación también debería añadir una disposición para contratar autónomos. A veces, las empresas necesitan expertos para proyectos o tareas específicas por tiempo limitado. En tal situación, sería prudente que la empresa contratara a trabajadores autónomos para realizar el trabajo. Los autónomos aportan calidad y su experiencia de manera rentable. Tener un conjunto estándar de términos y condiciones incluidos en un contrato dedicado a la contratación de autónomos puede resultar muy conveniente y rentable. Por lo tanto, ajustar el estilo de contratación para que se adapte al estilo de trabajo a distancia puede seguir garantizando que los objetivos y la visión de la empresa no se vean afectados. 

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