Implantación de la HCE: 10 pasos para el éxito

Heidi West, redactor médico, ofrece consejos útiles para implantar con éxito las historias clínicas electrónicas (HCE).

Antes de implantar una historia clínica electrónica, debe saber qué es una HCE y por qué la necesita. ¿Cuáles son los resultados financieros, en la calidad de los pacientes y en la satisfacción del personal? 

HCE: Investigando 

Alguien dentro de un entorno clínico tiene que ser la persona designada para hacer la investigación preliminar sobre la HCE. Hay preguntas en las que se puede basar la investigación:

• ¿Hay alguna diferencia entre una HCE y un RME?
• ¿Existe un riesgo de seguridad al utilizar la HCE en lugar del papel?
• Do EHRs have the capability of streamlining the salud industry?
• ¿Cómo pueden sus médicos utilizar los datos para trabajar de forma más inteligente y no más dura?
• Más allá de la HCE, ¿está su centro preparado para formar parte de la transformación digital?
• ¿Es la interoperabilidad de la HCE el mayor reto?
  • Preparación para su nuevo sistema: Debes empezar a prepararte para esta tremenda transición con mucha antelación. El trabajo previo le ayudará a identificar las necesidades y las posibles dificultades.
  • Comience a planificar la formación y la implantación de su sistema una vez que tenga la lista de los sistemas que más le atraen. Revise las notas de las demostraciones, los procesos de práctica del flujo de trabajo y establezca los requisitos necesarios para un flujo de trabajo funcional y técnico impecable.

Algunas preguntas que puede hacerse en este momento son:

• • • Si una infraestructura de HCE está basada en la nube, ¿es más beneficiosa?
    • ¿Existen costes ocultos cuando se utiliza una HCE cliente-servidor?
    • Utilizando una lista de comprobación, registre cada etapa y paso que haya que hacer y delegue responsabilidades en otros miembros del personal. 

Cualquier cambio en cualquier sector conlleva una curva de aprendizaje. Asegúrese de que su plan es sólido para poder ahorrar varias horas de estrés a todos los miembros de su equipo. 

Pasos para crear su equipo de implantación de la HCE

Para implantar la HCE, va a necesitar un equipo potente formado por las personas más brillantes y apasionadas de su plantilla. Confiados en sus conocimientos, los miembros de este equipo pueden ser médicos, enfermeras, auxiliares de enfermería y personal administrativo. Su equipo será el grupo que esté a bordo del sistema y que vaya a vivir con él. Estarán motivados y apasionados. Ayudarán a conseguir que el resto del personal se entusiasme con el nuevo sistema y a enseñarles las habilidades de la HCE y los mensajeros que identificarán las posibles complejidades y ayudarán a encontrar soluciones. 

1. ¿Quién debe formar parte del equipo?

Hay tres funciones inestimables que debe tener en cuenta para su equipo:

• Superusuario principal: El superusuario principal es el experto interno en HCE. Esta persona se encargará de la creación de plantillas y de desarrollar los flujos de trabajo. Puede tener la responsabilidad adicional de crear procedimientos operativos estándar para el momento en que haya que resolver los problemas que tengan los usuarios (y de hecho ocurrirá).
• Médico principal: El papel del médico líder es guiar a todos en la organización/centro/clínica a través de la implementación de la HCE, enseñando sobre el vínculo entre los usuarios de primera línea del sistema y el personal técnico. El médico ideal sería alguien que ya conoce la tecnología y está abierto a nuevos procesos y cambios.
• Director del proyecto: El director del proyecto será el contacto clave y mantendrá la comunicación entre el proveedor/diseñador de la HCE y el personal del centro. Esta persona ayudará a mantener al personal centrado en los plazos de implementación, al tiempo que hace un seguimiento del progreso y resuelve los problemas de los usuarios. 

2. Preparación del software

Cuando esté implementando su EHR debe asegurarse de que las medidas de seguridad se cumplan en primer lugar para no violar ninguna ley HIPPA. Realizar una Evaluación de riesgos de la HIPAA es aconsejable. Además, trabaje con su profesional de la informática para asegurarse de que el software que ha elegido es totalmente compatible. 

3. Determinación de las necesidades de hardware

Lo que elija para su hardware tendrá un impacto significativo en el tiempo de su personal y en el presupuesto del centro. Algunos centros dan a cada miembro del personal una tableta o un ordenador portátil para que no se pierda tiempo entrando y saliendo de los ordenadores entre cada interacción con los pacientes. Su profesional de TI puede ayudarle a encontrar el equipo que necesita de forma rentable. Su profesional puede instalar los dispositivos y solucionar los problemas para aliviar la carga del personal. 

4. La disposición de la habitación del paciente es importante

El programa EHR requerirá la introducción de datos, por lo que la disposición de la sala puede influir significativamente cómo se siente el paciente al ser contratado y si la configuración es satisfactoria. Si el personal clínico no está cara a cara con el paciente mientras realiza la introducción de datos, el paciente puede sentir que se le ignora o se le bloquea. Combata este problema instalando un escritorio semicircular en las habitaciones o utilice carros que sean móviles para que el paciente sea visto y pueda sentirse tranquilo con la atención que está recibiendo. 

5. Transferencia de datos

Cuando el hardware y el software están preparados para el siguiente paso, es el momento de implantar la HCE. La transferencia de los datos hace que esta transición sea una realidad. Determine cómo se realizará la migración de datos desde su sistema anterior a su nueva HCE. Puede hacerlo de varias maneras. Se puede asignar la tarea al personal existente del centro o contratar a personal temporal para que cargue sus datos en la HCE. Para garantizar que no se pierdan datos críticos en la migración, debe haber una lista de comprobación de la información que debe migrarse y que se entienda firmemente. 

6. La eficiencia de un flujo de trabajo sólido será beneficiosa

A flujo de trabajo sólido hará que todo este proceso sea mucho más libre de estrés para todo su personal. Los flujos de trabajo deben establecerse antes de la implantación de la HCE. Cuando el flujo de trabajo no es eficiente sólo habrá un agravamiento de cualquier problema que surja durante el proceso de implementación. 

7. Cómo gestionar una interrupción de la HCE

Cuando se utiliza cualquier tipo de tecnología hay que estar preparado para los inevitables fallos que surgen aquí y allá. Piense en los posibles fallos y formule un plan para guiar a su equipo a través de ellos. ¿Qué pasa si se corta la luz? ¿Y si hay un fallo en todo el sistema que sólo el departamento de TI puede solucionar? Tenga procedimientos ya establecidos para que el personal los siga si la HCE no puede utilizarse. 

Disponer de un protocolo tanto electrónico como en papel para el personal les ayudará a mantener la calma y la confianza al manejar Tiempo de inactividad de la HCE de manera que la seguridad del paciente sea una prioridad. 

8. Cree un programa de formación permanente y actualícelo periódicamente

La formación para la implantación de la HCE debe ser amplia para que se considere un éxito. Crear un plan de formación para todo el personal de la instalación que "resistirá la prueba del tiempo". Tiene que ser lo más perenne posible y, en el caso de las partes que no lo son, deben ser revisadas para su actualización trimestral.

9. Determine cómo y cuándo se lanzará

Una vez establecido el plan de implantación, decida cuándo lo va a poner en marcha. Puede lanzarlo todo de una vez, o puede elegir lanzarlo en incrementos. Un lanzamiento a bombo y platillo puede ser perturbador. Si el lanzamiento se realiza de forma gradual, la interrupción es más fácil de gestionar. Si es posible, reducir el volumen de pacientes el día en que la HCE va a entrar en funcionamiento ayudará a una transición más suave. 

10. La retroalimentación es crucial para el éxito continuo

Una vez que haya implantado la HCE con éxito, mantenga las líneas de comunicación abiertas tanto para su personal como para sus pacientes. Ambos lados de la mesa son importantes a la hora de evaluar los niveles de éxito del nuevo sistema. Si los pacientes forman parte de su equipo, el sistema de HCE será una mejora de su ya fenomenal centro o clínica. 

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Heidi West is a redactor médico para Médicos de heridas Vohra, a national wound care physician group. She writes about healthcare and technology in the medical industry.