4 formas de mantener unido a un equipo remoto

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El trabajo a distancia se está convirtiendo en una opción muy popular tanto para las empresas como para los empleados, debido a la gran cantidad de ventajas que ofrece. Con una equipo remotoEn la actualidad, las empresas son capaces de aprovechar una reserva global de talento de forma rentable, y los empleados disfrutan de la flexibilidad de trabajar desde cualquier parte del mundo. Las políticas de trabajo desde casa se aplican cada vez más en organizaciones grandes y pequeñas. También se cree que el trabajo a distancia mejora la productividad: según un estudio realizado en 2016 por TINYpulse, el 91% por ciento de los trabajadores estadounidenses consideraban que hacían mejor las cosas cuando trabajaban desde casa que en sus oficinas.

La tecnología ha hecho posible que las empresas operen totalmente a distanciaen todas las zonas horarias. Algunas empresas que han conseguido que este modelo funcione son Basecamp y Buffer. Plataformas de freelance como Kolabtree ayudan a las empresas a acceder y trabajar con expertos autónomos de instituciones de todo el mundo. El talento y la experiencia ya no están limitados por líneas en un mapa.

Sin embargo, el trabajo a distancia conlleva su propio conjunto de retos. Mantener un equipo remoto unido es fácil cuando se encuentra en un espacio de oficina físico, pero mantener un equipo remoto unido es un tipo diferente de desafío. Si no existen protocolos de comunicación, pueden romperse las relaciones y la coordinación dentro y entre los equipos distribuidos. 

Tanto si se trata de una oficina tradicional como de una configuración virtual, un lugar de trabajo comprometido y positivo es esencial para el funcionamiento eficaz de una empresa. He aquí algunos consejos para mantener unido a un equipo remoto y colaborar eficazmente.  

1. Aprovechar al máximo las herramientas de comunicación 

La comunicación y las interrupciones que se producen por defecto en un espacio de oficina brillan por su ausencia en una configuración remota. Muchos trabajadores remotos, animados por este nuevo silencio, se sumergen directamente en el trabajo y se afanan durante largos periodos de tiempo sin interrupción. Aunque esto puede aumentar considerablemente la productividad, también es importante recordar que nadie puede trabajar de forma aislada. Algunos métodos sencillos pueden mejorar la comunicación:  

Asigne tiempo para las llamadas de recuperación: Reservar un tiempo al día para comunicarse con los compañeros debe ser una prioridad. Las reuniones semanales y mensuales ayudan a los equipos a discutir la agenda de la semana y del mes, a establecer objetivos y a asegurarse de que están en la misma línea en cuanto a los resultados y los plazos. 

No rehúyas la tecnología: Herramientas como Slack permiten a los miembros del equipo acceder rápidamente a sus colegas y mantener a los demás al tanto, minimizando los conflictos. Los programas de videoconferencia como Zoom y Google Hangouts facilitan la celebración de reuniones oficiales, conversaciones cara a cara, celebraciones de cumpleaños e incluso fiestas virtuales. 

Haz un esfuerzo adicional: Trabajar a distancia significa que la otra persona no puede ver tus expresiones faciales o tu lenguaje corporal todo el tiempo. Esto te obliga a hacer un esfuerzo adicional para expresarte de forma clara y verbal para evitar malentendidos.  

Mantener conversaciones en el refrigerador: Las charlas informales de "cómo fue tu fin de semana" a veces se olvidan por completo en los equipos remotos. Sin embargo, es esencial que los empleados tengan un espacio para las conversaciones en el refrigerador, ya que a menudo son estas charlas las que ayudan a los compañeros de equipo a crear vínculos y a construir mejores relaciones. 

Muchas empresas también contratan a trabajadores remotos como autónomos para cubrir las carencias de recursos, aumentar la escala o realizar el trabajo, según la demanda. La confianza desempeña un papel crucial en estas relaciones: el contratante debe poder confiar en el autónomo, y viceversa. Las plataformas de autónomos como Kolabtree ayudan a facilitar estas colaboraciones, verificando la identidad de ambas partes, ayudándolas a conectarse y proporcionando seguridad y protección en los pagos. 

2. Colaborar eficazmente 

Reuniones, comidas y cenas en equipo, noches enteras, ejercicios para romper el hielo, presentaciones en la pizarra, son algunas de las cosas que unen a los equipos. Si reproducimos estas actividades en un equipo distribuido, nos enfrentamos a una nueva serie de retos. Aprovechar el poder de las herramientas y el software de colaboración ayuda a los equipos a mantenerse sincronizados entre sí. 

Utiliza las herramientas de colaboración: Aplicaciones como Basecamp, Trello, JIRA e incluso Google Docs ayudan a asignar tareas, hacer un seguimiento de las mismas, establecer plazos, compartir archivos y trabajar juntos de forma eficaz. 

Fomentar la participación: Las teleconferencias pueden fomentar los debates, iniciar sesiones de brainstorming y resolver conflictos rápidamente. Pero las reuniones largas también pueden llevar a la ensoñación activa (y no a la escucha activa). Hacer preguntas, respetar el tiempo de cada uno y aceptar los comentarios ayuda a garantizar que todo el mundo participe en la conferencia y obtenga resultados significativos. 

Ten en cuenta los husos horarios: Una de las ventajas de tener equipos distribuidos es poder trabajar en diferentes zonas horarias. Esto garantiza que los clientes siempre tengan a alguien a quien recurrir. Dentro de un equipo, ayuda a que haya cierto solapamiento entre zonas horarias para que todos puedan reunirse al menos un par de veces a la semana. 

3. Reunirse en persona 

Aunque las ventajas de un equipo distribuido son muchas, las reuniones e interacciones en persona ayudan a los miembros del equipo a estrechar lazos y a entender la personalidad de los demás, sin necesidad de tener una pantalla entre ellos. Muchos equipos se reúnen al menos una vez al año. Las actividades y eventos de creación de equipos también ayudan a mantener unidos a los equipos remotos, dándoles la oportunidad de interactuar y relacionarse entre sí fuera de un entorno de trabajo. Estas reuniones aceleran la transición entre los compañeros de equipo de colegas a amigos, ayudándoles a conectar a nivel personal. 

4. Encontrar formas de mejorar la productividad 

No todos los trabajadores a distancia tienen el mismo estilo de trabajo. Mientras algunos prefieren estar en la comodidad de su casa, otros prefieren utilizar espacios de co-working. Hay que experimentar un poco para encontrar lo que mejor funciona para uno. Trabajar desde casa puede resultar aislante para muchos. Hacer descansos regulares a lo largo del día y cambiar de aires ayuda a romper la monotonía. Algo tan sencillo como vestirse con energía para ir al trabajo (aunque sólo tengas que ir de la cama a la mesa) puede suponer una gran diferencia. Mantenerse inspirado es fundamental para poder ser una parte positiva y motivada de un equipo.

Lea también: 15 consejos para prosperar como trabajador a distancia 

El trabajo a distancia eficaz se reduce a las 3 C: Conectar, comunicar y colaborar. Siempre que se cumplan estas tres cosas, los trabajadores a distancia tienen motivos para establecer relaciones duraderas con sus colegas y clientes, y también para ser más productivos y eficientes que los trabajadores de la oficina. Los directivos pueden asegurarse de que se cumplen las tres C para ayudar a mantener unido a su equipo a distancia. 

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Sobre el autor

Ramya Sriram gestiona los contenidos digitales y las comunicaciones en Kolabtree (kolabtree.com), la mayor plataforma de trabajo autónomo para científicos del mundo. Cuenta con más de una década de experiencia en edición, publicidad y creación de contenidos digitales.

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